Минимальные сроки хранения первичных документов

Минимальные сроки хранения первичных документов

Письмом от 19 июля 2017 года Министерство финансов уточнило требования к периоду хранения первичных документов, которые необходимы для осуществления регламентированных видов учета, а также определения величины и различных налогов.

В соответствии с требованиями действующих нормативных актов, каждая организация должна иметь документальное подтверждение той или иной хозяйственной операции или, другими словами, факта хозяйственной деятельности.

Документ, подтверждающий факт хозяйственной деятельности и необходимый для ее отражения в учете, должен составляться в момент его непосредственного осуществления. Если выполнить это невозможно, значит, сразу после ее окончания. Действующими нормативными актами установлен перечень обязательных реквизитов всех первичных учетных документов. Документы в информационной системе 1С Бухгалтерия 8.3 обладают всеми необходимыми реквизитами и по форме соответствуют требованиям законодательства.

Статьей 23 Налогового кодекса РФ установлена обязанность налогоплательщиков хранить данные регламентированных видов учета и документов, подтверждающих факт хозяйственных операций, на протяжении четырех лет. Такое требование установлено, чтобы у контролирующих органов имелась возможность проверить корректность определения размеров налогов организацией и их последующей уплаты. Если использовать 1С Бухгалтерия, учет в которой автоматизирован, проблем с сохранностью информации не возникает – документы хранятся в цифровом виде в специальной базе данных.

Считать 4 года, на протяжении которых необходимо хранить документы, следует с момента завершения налогового периода, когда документ был последний раз применен при составлении отчетности для налоговых органов.

Также следует помнить, что учетные регистры и отчетная информация организации, а также заключения аудиторов должны храниться предприятием столько, сколько установлено правилами организации архивов. При этом срок хранения их не может быть меньше 5 лет, что также не составляет трудности при использовании 1С Бухгалтерия.