Пособия по нормативным актам в 1С Документообороте

Пособия по нормативным актам в 1С Документообороте

Система документооборота на предприятии регулируется рядом постановлений, ГОСТов, приказов и так далее. Их применение в работе позволяет грамотно выстроить движение корреспонденции в организации, повысить дисциплину сотрудников, качество работы.

Решение 1С Документооборот позволяет реализовать все имеющиеся рекомендации регулирующих органов, однако для этого необходимо с ними ознакомиться. Компания «СофтСервисГолд» предлагает приобрести специальные методические рекомендации по управлению документами для версий уровня ПРОФ и КОРП описываемого решения. Автором данных пособий является к.и.н Ульянцева С.Э., имеющая богатый опыт в сфере внедрения решения 1С Документооборот 8 в различных организациях и специализирующаяся на оптимизации процессов управления документами в компаниях.

Следует отметить, что для разработки внутренней нормативной документации по движению корреспонденции, требованиям к оформлению приказов, служебных записок и так далее, необходима достаточно высокая квалификация исполнителей. При этом далеко не в каждой компании работают штатные методологи или разработчики локальной нормативной документации. Использование предлагаемых методических рекомендаций позволит существенно упростить разработку документов без потери в их качестве.

Методики для версии уровня ПРОФ и КОРП разработаны в соответствии с возможностями 1С Документооборота и позволяют в короткие сроки разработать и внедрить систему управления внутренней документации в компании с использованием инструментов соответствующего приложения. Все решения и образцы носят универсальный характер, адаптировать к конкретным условиям деятельности компании требуется не более 10-20%.

Каждая книга содержит в себе все необходимые нормативные документы, которые можно использовать для постановки системы документооборота в компании, а также ее последующего ведения. В книгах содержатся также ссылки на образцы документов в электронной форме, которые можно сразу применять при разработке и внедрении системы управления документацией в компании.

Использование описываемых методических рекомендаций позволяет существенно упростить решение следующих задач:

• постановка и оптимизация документооборота в компании;
• подготовка процесса обмена документами в организации к автоматизации;
• регламентация движения корреспонденции на предприятии.

Предлагаемые примеры документов разработаны с учетом специфики деятельности компаний с различными организационно-правовыми формами.

В методических рекомендациях содержатся также полезные пояснения, описывающие порядок использования определённого варианта процесса, а также методологию корректного внедрения документации, чтобы процесс на предприятии был реализован оптимальным способом.

Максимальную пользу книги принесут документоведам, которые занимаются непосредственной организацией движения корреспонденции в компании, и, таким образом, обеспечивают информационные потоки в управлении. Также рекомендуется изучить материал тем, кто планирует внедрять решение 1С Документооборот в свою деятельность, поскольку это позволит существенно сократить время запуска программы. Пользу от знакомства с методическими материалами и образцами внутренних нормативных документов получат также руководители компаний и специалисты-консультанты по оптимизации бизнес-процессов.

В новой редакции книги содержатся следующие изменения:

• Разработана и представлена концепция осуществления перехода на цифровую организацию движения документов, что позволяет улучшить исполнительскую дисциплину, повысить скорость обработки корреспонденции, а значит, и эффективность компании в целом.
• Порядок использования ЭЦП. В цифровом документообороте часто требуется применение квалифицированной и неквалифицированной электронных подписей. Следовательно, организации следует разработать внутренний порядок ее хранения и применения, чтобы избежать различных проблем. Образец такого документа представлен в описываемых методических рекомендациях для работы в 1С Документообороте.
• В настоящее время наработана практика применения ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также утверждена инструкция по ведению делопроизводства в государственных органах. В связи с этим, в книге представлено измененное и актуализированное положение о делопроизводстве в компании.
• Чтобы в организации начать применять цифровой документооборот, требуется утвердить и выпустить определенные приказы. В частности, о начале действий по автоматизации обмена корреспонденцией, запуске 1С Документооборот, о системе управления внутренними и внешними документами, о перераспределении полномочий и предоставлении права подписи, о вводе в действие регулирующих документооборот внутренних нормативных актов. Образцы данных документов представлены в методических рекомендациях и могут быть оперативно подготовлены и реализованы.
• Для пользователей версии уровня КОРП разработано и представлено положение об обработке обращений клиентов. Это позволяет оптимизировать претензионную работу и повысить качество работы с покупателями.
• У пользователей версии ПРОФ появилась обновленная должностная инструкция для секретаря, ответственного за делопроизводство.

Применение описываемых методик и комплектов форм документов позволяет в короткие сроки провести оптимизацию процессов документооборота, улучшить движение корреспонденции внутри компании, сформировать единую коммуникационную среду для персонала. Все разработки реализованы в рамках процессного подхода и содержат детальное описание всех действий сотрудников при работе с документами, что значительно повышает исполнительскую дисциплину и эффективность работы организации. На основе описанных методик можно в дальнейшем осуществлять внедрение СМК на предприятии (большинство подготовительных действий уже будут выполнены).