Курс по подготовке к внедрению 1С Документооборот

Курс по подготовке к внедрению 1С Документооборот

Система документооборота во многих организациях является слабым местом. Из-за ее некорректной организации слабо осуществляется контроль над исполнением поручений, что напрямую влияет на эффективность деятельности. Многие в качестве метода спасения видят автоматизацию бизнес-процессов и движения документов, но она не решит проблемы, если к ней правильно не подготовиться. Курс, который пройдет с 27 по 28 июня текущего года позволит этому научиться, а значит, качественно осуществить процедуру внедрения решения 1С Документооборот 8.

Прохождение обучения позволит подготовить на предприятии качественную проектную команду по внедрению решения в деятельность. В команду рекомендуется включать руководителей, в чью зону ответственности входит контроль движения документов, специалистов в сфере ИТ, а также сотрудников канцелярии или организационного отдела.

В рамках курса будут решаться следующие задачи:

1. Изучение порядка оценки эффективности существующих процессов документооборота на предприятии и разработки плана повышения эффективности.
2. Получение знаний, позволяющих систематизировать бумажные версии документов, сформировать качественную номенклатуру дел.
3. Освоение методов автоматизации договорной и распорядительной деятельности, работы с внутренними документами (служебными записками, заявками и так далее).
4. Изучение вариантов организации работы канцелярии.
5. Формирование навыков внедрения решения 1С Документооборот в деятельности компании.

После изучения материалов на курсе у слушателей сформируется достаточный объем знаний, чтобы принимать участие в проектах по внедрению программы 1С Документооборот и других подобных решений. Кроме того, такие начальные знания и практические навыки позволяют при желании дальше совершенствоваться в данной сфере.

Обучение осуществляется с использованием средств автоматизации, имеющихся в решении 1С Документооборот 8. Порядок подготовки процессов движения документов в организации к автоматизации рассматривается с учетом алгоритмов, внедренных в описываемый продукт.

В рамках образовательного проекта основное внимание уделяется процессам организации документооборота в компаниях, функциональные возможности решения 1С Документооборот практически не изучаются. Программа курса состоит из следующих модулей:

• Методология внедрения системы обмена документами в цифровом виде: цели внедрения, сложности процесса, основные этапы подготовки к автоматизации процессов движения документов, необходимость привлечения консультантов, перечень их работ, требования, которые следует предъявлять к подрядчикам, управление проектом внедрения решения 1С Документооборот.
• Нормативно-правовое регулирование процессов движения документов, ответственность за нарушение правил работы с документами (их оформления и хранения).
• Правовые особенности обмена корреспонденцией по цифровым каналам связи: понятие юридической силы и юридической значимости документа, порядок признания цифрового документа значимым и обладающим аналогичной юридической силой с бумажной версией.
• Диагностика компании перед внедрением программы 1С Документооборот: процедура необходимой информации, разработка опросников и анализ результатов исследования, особенности аудита процессов движения документов в организации.
• Целеполагание в проекте автоматизации движения корреспонденции, варианты количественного и качественного описания планируемых результатов.
• Этапы жизненного цикла документа: особенности работы с внутренней и внешней корреспонденцией в зависимости от этапа жизненного цикла, основные риски, возникающие в процессе обработки документов, механизмы их предотвращения и устранения.
• Порядок формирования номенклатуры дел, организация оформления, движения и хранения бумажных документов.
• Внедрение системы цифрового документооборота: составление перечня форм, которые будут обращаться только в цифровом виде, унификация форм, разработка алгоритма присвоения номера документу, шаблонов для заполнения, организация хранения форм в базе данных.
• Особенности автоматизации отдельных видов деятельности: порядок внедрения программы 1С Документооборот в распорядительную деятельность предприятия, оформление договоров, формирование различных заявок на ТМЦ, работа со служебными записками, заявлениями сотрудников.
• Контроль выполнения поручений, включая обработку документов (соответствие сроков подготовки ответов на запросы, предоставления информации, оформления договоров и так далее).
• Инструменты описания процессов в организации, разработка регламентов, организация их внедрения и оптимизации.

Изменение работы организационного отдела или канцелярии: корректировка зоны ответственности, организационной структуры, требования к кадровому составу, разработка регламентов выполнения подразделением своих обязанностей.