Загрузка документации из фото и сканов в 1С

Загрузка документации из фото и сканов в 1С

17.02.2022

Распознавать сканы и фотографии первичной документации, а также подготавливать их к вводу в базу данных можно при помощи 1С РПД. Этот сервис можно использовать непосредственно в 1С Бухгалтерия учет 3,0,106,60 и младше. Для этого потребуется выполнить оптимизацию и наладить интернет-соединение. Ниже разобраны функции ПО.

В 1С Бухгалтерии 3,0,106,60 и младше можно формировать типовую документацию по сканам и фото, было автоматизировано внесение платежных счетов, накладных на продукцию, счетов фактур, УПД. В дальнейшем планируется расширение списка типовой документации, для которой поддерживается автоматическое внесение в базу данных. Чтобы загрузить акт в последнюю, нужно сделать его скан или фото через специальное приложение для мобильных устройств.

Подключить 1С РПД могут пользователи, которые зарегистрированы в системе 1С ИТС (первые 250 страниц можно распознать бесплатно).

Оптимизация распознавания

Открыть доступ к рассматриваемому сервису можно активировав соответствующие параметры программы. В меню администрирования следует перейти по одноименной гиперссылке, откроется форма, где нужно активировать применение распознавания документации (рис. 1).

При использовании простого интерфейса перейти к нужному шаблону можно через вкладку Настройки. Непосредственно к самому сервису можно перейти:

• по одноименной ссылке из вкладок покупок и продаж (при использовании полного интерфейса);
• из меню Документы, выбрав пункт Загрузить (при использовании простого интерфейса).

В отобразившемся шаблоне нужно выбрать пункт Подключить сервис, чтобы авторизироваться в 1С ИТС. Затем можно получить пробный тариф на 250 бесплатных страниц, либо купить доп. пакет операций. В результате авторизации по ссылке в шаблоне распознавания документации будет отображаться актуальное состояние операций в сервисе (рис. 2).

Загрузка документации

Начать работу с сервисом можно выбрав команду Добавить файлы (рис. 2).

Сначала нужно выбрать изображения документации. Применяется стандартная форма подбора файлов с диска. Допускается загрузка изображений в большинстве популярных форматов, а также офисных файлов и архивов с ними. Ограничения по количеству загружаемых за раз файлов не предусмотрены.

Далее осуществляется распознавание. После выбора соответствующей команды выполняется извлечение документации из файлов, используемых для создания учетных актов 1С.

В перечне распознаваемой документации будут отображены новые записи со статусом обработки. Процедура распознавания занимает некоторое время. В случае успешного выполнения акту устанавливается соответствующий статус. Для всех извлеченных актов автомат. определяются признак, форма и название.

Нераспознанным файлам тоже будет присвоен соответствующий статус. Распознанные акты нуждаются в дополнительной обработке. Потребуется перепроверить реквизиты акта и внести недостающую информацию. Кроме этого нужно указать реквизиты для новых позиций номенклатуры и добавить их в соответствующий справочник. Значительная часть операций осуществляется автоматически. Пользователь должен только проверить и внести правки на выделенные реквизиты. Новая номенклатура может быть сформирована посредством группового ввода, благодаря чему получается значительно ускорить работу.

В конце выполняется ввод подготовленной документации в базу данных. При помощи пункта Создать для нового учетного акта нужно выбрать вид. В базе данных либо формируется новый учетный акт, либо же к обнаруженному существующему акту прикрепляется его скан. В таком случае статус принимает значение Обработанный.

Итоги проведения операций записываются в шаблоне распознавания документации (рис. 2).

Распознавание комплектов

Предусмотрена поддержка распознавания комплектов документации, составляющие которых логически взаимосвязаны и отображают одну операцию. Такой подход позволяет значительно быстрее работать с документацией. Перечень поддерживаемых комплектов постепенно расширяется по мере выхода обновлений.

Поддерживаются 2 варианта распознавания комплектов:

• посредством спец. рабочего места. При помощи пункта Ввод комплектов можно открыть шаблон со списком, в котором представлены доступные комплекты документации (рис. 3). Если комплект не составлен автоматически, его можно сформировать самостоятельно. При наличии ошибок в составлении допускается редактирование и удаление. Чтобы сохранить комплект, нужно выбрать пункт Создать;

• посредством формирования комплекта из активной процедуры распознавания. Открытие шаблона распознавания сопровождается проверкой наличия комплектов документации. При обнаружении таковых будет отображено специальное окно, где нужно подтвердить название составленных актов, а также необходимость прикрепить к ним сканы. При помощи пункта Создать документы в базе данных формируются акты, соответствующие внесенным требованиям. Распознанная документация получает соответствующий статус.

В дальнейшем планируется поддержка группового внесения документации. Благодаря этой функции можно будет значительно эффективнее обрабатывать крупные объемы документации, а также формировать учетные акты в базе данных.

Подключение приложения для мобильных устройств

Чтобы загружать изображения документации, можно применять обычный смартфон вместо сканера. Для этого потребуется установить на него приложение 1С Сканер документов, а также подключиться к базе данных. Можно открыть помощник подключения этого приложения:

• из шаблона оптимизации распознавания, выбрав одноименную ссылку;
• из шаблона оптимизации распознавания, выбрав пункт с окрашенной в желтый пиктограммой, которая расположена сверху, в панели команд.

В отобразившемся шаблоне потребуется выбрать пункт загрузки мобильного приложения. Чтобы выполнить последнюю, нужно будет отсканировать отобразившийся код, либо же зайти в магазин приложений. Установить рассматриваемое приложение можно на устройства с операционными системами iOS и Android (его можно сказать в магазинах приложений).

Скачать приложение на свой смартфон могут не только сотрудники компании, но и контрагенты. Благодаря этому они смогут быстро загружать первичную документацию в базу данных компании. Для подключения приложения к последней следует нажать на пункт Добавить. В отобразившемся окне потребуется указать:

• название клиента, к примеру – ФИО работника, который владеет смартфоном и работает с приложением;
• пользователя, назначенного ответственным за документацию, полученную из этого приложения.

В графе Ключ пользователя будет показан код подключения, который потребуется ввести в мобильном приложении (он может быть отсканирован в виде кода, отображающегося в карточке клиента).

В результате можно будет делать фотографии документов и распознавать их при помощи смартфона. В результате данной процедуры документация автомат. вносится в сервис для распознавания уже в готовом для последующей работы виде. Рассматриваемый сервис гарантирует безопасное взаимодействие со сведениями. Приложение всегда можно отключить от базы данных.

При применении сервиса для распознавания обработка документации осуществляется сугубо на серверах компании 1С. Загруженная таким образом в 1С Бухгалтерию 8.3 документация не предоставляется третьим лицам, вся информация полностью конфиденциальна. Благодаря новому функционалу можно значительно быстрее работать, при этом минимизируя возможные ошибки.