УПД в 1С Бухгалтерии

УПД в 1С Бухгалтерии

26.05.2020

Получение и отображение в учете поступающего УПД

Фирма «Одежда и обувь», использующая ОСН, оформляет покупку продукции с использованием эл. УПД (с задачами фактурного счета и документации об отгрузке продукции).

Получение эл. фактурного счета и документации об отгрузке продукции (эл. УПД) от поставщика осуществляется следующим образом:

1. При реализации операции под названием Отправить и получить эл. документы, которая находится во вкладке Администрирование, либо же меню Руководителю (в обоих случаях нужно выбрать пункт Сервис), в зависимости от параметров навигационной панели.
2. При помощи операции Отправить и получить, находящейся в форме перечня документации с текущими делами ЭДО. Последний открывается по одноимённой ссылке, находящейся в командном меню Тек. дела ЭДО (вкладка Администрирование, либо же меню Руководителю – в обоих случаях выбирается пункт Сервис, либо же меню Покупки, в котором также присутствует пункт Сервис) (рис.1).

В меню Администрирование можно выбрать вкладку Обмен эл. документами и пункт Обмен с контрагентами для оптимизации графика получения эл. документации.

Для оптимизации отображения получаемой документации нужно выбрать форму с соответствующими параметрами и выбрать нужный вариант обработки (рис.2).

При автоматическом методе обработки при поступлении эл. УПД будет составлено 2 акта учета (рис.3).

При ручном методе обработки пользователю 1С Бухгалтерия учет потребуется самостоятельно создавать соответствующую документацию. Для просмотра, поступившего УПД (рис.4) используется пункт Тек. дела ЭДО.

Для просмотра составленной учетной документации из системы поступлений (рис.5) и поступивших фактурных счетов (рис.6) применяются:

• соответствующие ссылки в графе Отображение в учёте из перечня полученной документации шаблона Тек. дела ЭДО (рис.3);
• по ссылке в пункте Документ учета из шаблона полученного эл. УПД;
• из перечня документации о поступлении или поступивших счетов-фактур.

Важный момент: в системе учёта рассмотренные выше документы (рис.5-6) будут составлены со сроком поступления эл. УПД. Когда реальная дата прихода продукции не совпадает с той, в которую был получен УПД, её необходимо изменить вручную.

Для отображения неоплаченных товаров, которые нельзя расходовать по договору, используется счет 002. Ввиду этого следует скорректировать баланс в соответствующем документе (рис.5).

В обновленном счете потребуется заполнить информацию о продавце, цене купленной продукции, а также номере и сроке формирования входящего счета.

Важный момент: если продукция впервые покупается у данного поставщика и соответствующие номенклатуры не были синхронизированы, то 1С Бухгалтерия 8.3 автоматически создаст акт поступления и счет-фактуру. В данной ситуации в шаблоне Тек. дела ЭДО в перечне входящей документации в разделе Отобразить в учёте в пункте Отображение в учете можно будет найти помеченный эл. документ и гиперссылку Сопоставить номенклатуру, после перехода по которой нужно будет внести всю нужную информацию.

Дата отправки (рис.7) признается и сроком получения фактурного счета заказчиком.

При составлении нового фактурного счета с использованием полученного эл. УПД программное обеспечение в автоматическом режиме указывает в графе Получен срок составления акта в учетной системе. Если поступивший УПД является основанием для заявки на вычет по НДС и в фактурном счете активирован пункт об отображении вычета НДС в покупной книге (рис.7), то полученный УПД регистрируется в покупной книге соответствующего налогового периода. Право на вычет покупатель получает после учета поступившей продукции на балансе под номером 41.

1С Бухгалтерия составляет извещения от оператора о направленном ему фактурном счете. Для подписания и передачи уже готового извещения применяется перечень Тек. дел ЭДО. При наличии эл. подписи, документация будет подписываться автоматически (рис.8).

Если в оптимизации параметров обмена эл. документацией деактивирован пункт об отложенной отправке, то подписанная документация будет сразу же автоматически отсылаться оператору ЭДО.

В случае, если рассматриваемая функция будет активирована, фактическая отправка эл. документации будет осуществляться посредством команд отправки, которые можно найти в форме полученного эл. УПД, в перечне Тек. дел ЭДО, либо в меню Администрирование (вкладка Сервис).

При функционировании базы данных в режиме клиент-сервер доступна установка графика отправки эл. документации. Для этого необходимо осуществить соответствующую оптимизацию настроек обмена эл. документацией с контрагентами.

Составление, подписание и отправка УПД (сведений заказчика)

Чтобы подтвердить принятие полученной документации, требуется подписать полученный от поставщика эл. УПД. Это подразумевает составление УПД (сведений заказчика).

Чтобы составить УПД (сведений заказчика), требуется сперва утвердить полученный УПД (сведения поставщика). Рассматриваемый процесс не предусмотрен в пунктах обменного порядка. Вместе с этим для УПД, аналогично документации о передаче продукции, рассматриваемая процедура является обязательной, так как вслед за утверждением о получении УПД в автоматическом режиме составляются соответствующие сведения заказчика.

Для утверждения УПД последний может использовать пункт Утвердить, который можно найти в перечне входящей документации шаблона Тек. дела ЭДО (рис.9), либо же в шаблоне изучения полученного эл. УПД (рис.4).

Вслед за процедурой утверждения осуществляется составление УПД (сведения покупателя) (рис.10). Ознакомиться с информацией из эл. УПД можно посредством применения операции Просмотреть эл. документ, которая находится в перечне команд, доступного при выборе пункта ЭДО в акте на поступление (рис.5) или фактурном счете (рис.6), либо же в перечне Тек. дел ЭДО.

В составленный УПД (сведений заказчика) добавляются сведения о том, что поступившая продукция была получена заказчиком.

Важный момент: в рассматриваемом УПД в качестве срока получения продукции указывается дата составления акта системы учета Поступление. То есть, реальная дата приема продукции, вне зависимости от срока составления и подписания соответствующего файла в документе УПД.

Составленные сведения покупателя требуется подписать и отослать поставщику. Данные операции осуществляются в порядке, который предусмотрен для подписания и отправки всей эл. документации.

Выполнив отправку оператору (сведений заказчика), требуется:

• дождаться от оператора уведомления о факте получения УПД (сведений заказчика);
• подписать и отослать оператору ЭДО составленное уведомление о получении его согласия.

До получения рассматриваемой служебной документации в перечне Тек. дел ЭДО эл. УПД (сведения заказчика) будет располагаться в папке под названием На контроле из перечня поступающей документации (рис.11).

После процедур получения от оператора согласия о наличии у него УПД (сведений заказчика) и отправки ему же уже составленного и подписанного оповещения о получении рассматриваемого подтверждения обмен эл. УПД у заказчика можно считать оконченным. После окончания обмена эл. УПД в графе состояния документации о поступлении и счетов-фактур (полученных) будут показаны сведения о том, что ЭДО окончен (рис.12).

В шаблоне изучения ЭДО можно получить подтверждение того, что рассматриваемый акт был подписан обоими участниками сделки. Кроме этого, можно удостовериться и в том, что вся требуемая служебная документация, которая сопровождала обмен эл. УПД, была получена и отослана (рис.13).

Войти в режим просмотра эл. УПД пользователь может при помощи команды под названием Просмотреть эл. документ, которая находится в перечне команд, доступного при выборе пункта ЭДО из акта о поступлении, либо же фактурного счета (полученного) (рис.12).

После оплаты продукции покупателем её стоимость должна списаться с забалансового счета и отображаться на балансе под номером 41.

Рассматриваемая операция в используемом программном обеспечении не осуществляется автоматически, ввиду чего её нужно отобразить. Для этого используется один из представленных методов:

• создается ещё один акт о поступлении (рис.14);
• вносится корректировка в сформированный ранее на основе полученного эл. УПД документ о поступлении (рис.12). Суть корректировки заключается в изменении даты и баланса для учета продукции.

При составлении нового документа о поступлении (рис.14) нужно соблюдать следующие правила:

• не нужно повторно указывать информацию о фактурном счете, полученном ранее вместе с эл. УПД и данные о котором уже отображены в составленном документе (рис.12);
• рекомендуется дополнительно осуществить редактирование перемещений документа (провести списание с забалансового счета).

Информация об эл. УПД, который был использован в качестве основания для принятия на ответственное хранение полученной продукции, не будет отображаться в новом документе о поступлении.

Чтобы вычесть предъявленную (рис.13) сумму НДС, выполнив принятие к учету полученной продукции, требуется осуществить регламентное действие, подразумевающее составление записей покупной книги. В данном случае требуется заполнить таблицу документа, используя пункт Добавить.

Кроме этого, для учета купленной продукции после получения соответствующего права собственности (выполнив оплату) пользователь может добавить корректировки в документацию о поступлении, который автоматически составился на основании поступившего эл. УПД (рис.15).

В данному случае в документации о поступлении сохраняются данные об осуществленном обмене эл. УПД (фактурным счетом и изначальным документом в эл. формате).

При использовании подобного подхода в случаях, когда эл. УПД (фактурный счет) и обретение права собственности на купленную продукцию происходят в один и тот же налоговый период по НДС, а также активирован пункт об отображении НДС в покупной книге со сроком получения в фактурном счете (полученном) (рис.12), полученный фактурный счет без участия пользователя зарегистрируется в покупной книге.

Программный продукт 1С Бухгалтерия вы можете взять у нас в аренду за 1000 рублей в месяц.