Регистрация прогула в 1С Зарплате

Регистрация прогула в 1С Зарплате

Отсутствие сотрудника на рабочем месте на протяжении более 4 часов подряд без уважительной причины является прогулом. За такой проступок ему можно объявить выговор или даже уволить. При этом необходимо корректно составить все документы, чтобы у недобросовестного сотрудника не было возможности их в последующем оспорить в суде и восстановиться в должности. Решение Зарплата и управление персоналом позволяет это сделать, что существенно снижает риски предпринимательской деятельности и позволяет значительно увеличить производительность работников бухгалтерии или отдела по работе с персоналом.

В 1С Зарплате для регистрации факта прогула необходимо произвести определенную последовательность действий:

• настроить алгоритм расчета вознаграждения работника;
• зарегистрировать факт прогула в программе специальным документом.

Порядок настройки расчета вознаграждения в 1С Зарплате

Если внутренними документами компании предусмотрено, что прогулы работников регистрируются, в том числе, и внутри смены (в часах, а не в днях), то в параметрах расчета вознаграждения (расположены в разделе меню 1С ЗУП с настройками зарплаты, подразделе с перечнем начислений и штрафов) необходимо указать, что в организации применяется почасовая оплата. Для этого необходимо установить флажок в соответствующее поле на вкладке с настройками почасовой оплаты работникам. Кроме того, для регистрации внутрисменных прогулов следует на вкладке с параметрами учета отсутствий указать, что необходимо фиксировать случаи, когда работник не находится на своем рабочем месте без уважительной причины, либо причина еще не выяснена. Также следует установить возможность регистрации внутрисменных прогулов.

После того, как описанные флажки в настройках 1С ЗУП будут установлены, программа предоставит возможность производить начисления сотрудникам во время их прогулов, включая временное отсутствие внутри смены. Назначением начисления в этом случае будет «Прогул». Аналогичным образом можно будет регистрировать и отсутствие сотрудника по невыясненной причине (пока он не написал объяснительную, и руководство не приняло какого-либо решения), либо отсутствие на работе по причине болезни, пока листок нетрудоспособности еще не предоставлен, а, следовательно, указать другую причину не представляется возможным. Данные виды начислений настроены в 1С ЗУП автоматически и их можно сразу использовать в процессе работы.

Алгоритм регистрации прогула работника в 1С ЗУП

Для данной процедуры следует использовать документ «Отсутствие». Он применяется не только в ситуации, когда сотрудник прогулял работу (не явился без уважительной причины), но и в случае болезни или неявки по семейным обстоятельствам. Решение о способе оплаты времени отсутствия принимается на основании объяснительной и других документов, предоставляемых работником руководителю. Особенности заполнения описываемой формы в 1С Зарплате следующие:

• Первым шагом является открытие самой формы для внесения данных. Она находится в разделе меню со всеми кадровыми документами, подразделе для регистрации всех видов отсутствия работников. Также его можно создать при начислении зарплаты сотрудникам, чтобы расчет вознаграждения был корректным.
• Далее необходимо указать месяц, в котором был совершен прогул. Настройками по умолчанию предусматривается, что факт отсутствия сотрудника на рабочем месте был зафиксирован в текущем месяце.
• Следующим шагом является внесение сведений о наименовании организации. В автоматическом режиме программа введет данные о компании, которая указана в настройках, как основная. При необходимости наименование можно легко сменить. Главное, чтобы была указана организация, в которой трудоустроен прогулявший работник.
• Затем необходимо определить дату, когда документ будет зарегистрирован в базе данных.
• Далее следует внести информацию о работнике, который отсутствовал на рабочем месте. Выбирать его необходимо из соответствующего справочника, чтобы данные о нем были внесены автоматически. По этой причине требуется следить за актуальностью сведений, имеющихся в личных карточках работников в 1С ЗУП.
• Обязательно необходимо заполнить раздел с причиной отсутствия. Если работник отсутствует из-за болезни, и его больничный еще не закрыт, то переключатель необходимо установить в соответствующее положение. Такие действия рекомендуется совершать, если работник предупредил работодателя о своем состоянии здоровья. Если причина отсутствия неизвестна, то переключатель следует поместить в положение, при котором начисления будут производиться исходя из условий, предусмотренных коллективным договором или другими внутренними нормативными документами компании. Если же известно, что работник прогулял день или часть смены, переключатель должен также на это указывать.
• Если работника не было на месте в течение части смены, то специальный флажок должен быть установлен в соответствующем поле. Оно становится доступным только, если заранее были выполнены необходимые настройки начислений, предусматривающие возможность фиксации отсутствия в течение нескольких часов во время смены. Наличие такого флажка позволяет регистрировать конкретное количество прогулянных часов, чтобы корректно начислить вознаграждение (не вычитать зарплату за всю смену, а выплатить ее за фактически проведенное время на рабочем месте). Кроме того, если сотрудник в течение расчетного периода работал с разными видами времени (например, дневное и ночное), то это тоже необходимо указывать, чтобы все начисления производились в 1С Зарплате максимально корректно.
• При отсутствии возможности регистрировать отсутствие работника внутри смены, необходимо указывать день, когда прогул начат, и дату его окончания. Это позволит исключить данный период из расчета вознаграждения работника.
• При необходимости, можно указать, что ставка сотрудника свободна в период его отсутствия.
• Порядок учета факта отсутствия при определении размера вознаграждения выбирается программой автоматически в зависимости от указанного типа отсутствия (по болезни, по неустановленным причинам или прогул).
• Если прогул начался в прошлом месяце, а завершился в текущем, то необходимо произвести перерасчет зарплаты за прошлый период. Для этого необходимо внести сведения на вкладку с параметрами такого перерасчета. При наличии выполненных начислений в текущем месяце, которые требуется скорректировать в связи с фактом прогула, это можно сделать в 1С ЗУП с помощью простого редактирования документа, которым начисления производились.
• В случае, когда внутренними документами компании предусмотрена доплата за совмещение нескольких должностей в период отсутствия основного сотрудника, при регистрации отсутствия работника можно создать документ, которым такое совмещение в 1С ЗУП также будет отражено, что позволит учесть его при начислении вознаграждения.
• По завершении заполнения формы ее следует сохранить в базе данных и провести.

После того, как документ, фиксирующий отсутствие, будет проведен, зарплата работника будет рассчитана с учетом прогула (она будет уменьшена).

В табель также следует внести информацию о том, что зафиксирован прогул. Если же работник отсутствовал по причине болезни, буквенный код в документе должен быть другим.