Возмещение работнику расходов на лекарства в 1С ЗУП

Возмещение работнику расходов на лекарства в 1С ЗУП

Если сотруднику в соответствии с назначениями врача положено принимать определенные лекарства, необходимость в которых возникла по причине условий труда, он имеет право получить возмещение расходов, которые ему пришлось понести, чтобы приобрести требуемые препараты. Для этого он должен предоставить заявление соответствующей формы (устанавливается внутренними документами предприятия), рецепт от врача и кассовые чеки с подтверждением оплаты приобретенных лекарств.

В решении Зарплата и управление персоналом для осуществления такой выплаты необходимо настроить новый тип начислений, а затем применить его для определения размера возмещения расходов на покупку лекарств и оформить необходимые документы.

Выполнение настройки нового типа начислений в 1С Зарплате

 Прежде чем определить размер расходов, подлежащих возмещению работнику за приобретенные им лекарства, необходимо создать новый элемент среди типов выплат, чтобы можно было его выбрать и произвести необходимые действия.

Для осуществления ключевых настроек в 1С Зарплате следует выполнить перечень определенных процедур:

• Потребуется сформировать новый тип выплат работникам и сформулировать для него наименование. Оно должно отражать суть начисления. В описываемом случае, элемент может называться: «Возмещение затрат на покупку лекарств». Такое название позволит при последующих операциях легко находить выплату и понимать ее суть.
• Заполняя основную вкладку, необходимо в качестве назначения нового типа начислений указывать, что оно относится к числу прочих. Также следует отразить, что описываемая выплата предоставляется работнику с использованием отдельного документа, поскольку она, как правило, перечисляется сотруднику в межрасчетный период соответствующими документами. При этом вид документа также должен указывать, что выплата производится с помощью разового начисления. Поскольку сумма расходов, подлежащих возмещению, является фиксированной, и определяется на основании предоставленных чеков, то в настройках расчета начисления следует указать, что значение вводится в виде фиксированной суммы.

• Необходимо отметить, что учет времени работы сотрудника для выполнения данного начисления не требуется, поэтому настраивать его параметры нет необходимости. По этой причине следует установить переключатель в разделе в положение, которое указывает, что доплата к основной сумме вознаграждения производится за время, которое сотрудник фактически отработал.

• Вкладка с настройками зависимостей (от каких начислений зависит данный тип) не заполняется. Определение приоритетов начислений также не производится.
• Начальными настройками 1С ЗУП установлено, что все создаваемые начисления должны учитываться при определении величины среднего заработка, а значит, использоваться при расчете отпускных, размере оплаты сотрудника в период командировки, различных пособий работникам (больничные, отпуск в связи с беременностью или рождением ребенка и так далее). Однако описываемая компенсация при расчете среднего размера вознаграждения не включается, поэтому все указанные флажки необходимо снять. Если же в компании проводится периодическая индексация выплат сотрудникам, то следует отметить, что описываемый тип начисления также индексируется.

• Особое внимание в 1С ЗУП следует уделить заполнению сведений о параметрах налогов, взносов и бухучета. Так, у данной выплаты есть особенность в обложении НДФЛ. Если сумма возмещаемых расходов сотруднику меньше 4 тысяч рублей, она не облагается налогом. В случае превышения установленного размера, из выплаты следует вычитать сумму НДФЛ. Код данного дохода – 2770, значит, данное вознаграждение является возмещением расходов на приобретение лекарств. Начисление облагается взносами в государственные фонды в полном объеме, что должно быть зафиксировано в его настройках. При этом при расчете налога на прибыль выплата возмещения расходов на покупку лекарств не учитывается, поскольку не является расходом на оплату труда персонала. Однако необходимо отметить, что для статистической отчетности описываемое начисление считается зарплатой работников, а значит, следует проверить корректность установки переключателя. Начальными настройками 1С Зарплаты предусмотрено, что ведение регламентированного учета производится в соответствии с  установленными для конкретного сотрудника параметрами. Если же выплаты будут регистрироваться в бухгалтерском учете для всех работников компании одинаково, то флажок рекомендуется поставить так, как определено для данного вида начислений. При отсутствии такого элемента в перечне его необходимо сформировать. При этом следует отметить, что алгоритмы, с помощью которых начисления отражаются в 1С ЗУП и 1С Бухгалтерии следует периодически синхронизировать, чтобы избежать проблем с учетом и формированием отчетности.

• Для удобства работы в дальнейшем рекомендуется внести данные в поля с описанием начисления и его кратким наименованием. Это позволит оперативно вспомнить, в чем суть начисления, за что оно производится, и какие у него есть особенности.
• По завершении всех настроек, изменения в форме рекомендуется сохранить.

Алгоритм начисления компенсации за понесенные расходы на покупку лекарств в 1С ЗУП

Для описываемой операции применяется документ для формирования разовых начислений. После открытия формы для заполнения, требуется выполнение следующего перечня действий в ПО 1С Зарплата:

• Указать месяц, когда выплата будет начислена и перечислена работнику.
• Установить дату, когда документ будет зафиксирован в базе данных 1С ЗУП.
• Определить организацию, где работает сотрудник, которому положена компенсация. Решение Зарплата и управление персоналом устанавливает наименование компании автоматически исходя из данных начальных настроек. Чтобы сэкономить время заполнения формы, необходимо периодически проверять содержимое параметров, и, при необходимости, актуализировать его.
• Указать счета синтетического и аналитического учета для регистрации факта начисления компенсации в бухгалтерском учете (данное действие потребуется, если в параметрах начисления оно не было выполнено).
• Указать подразделение для сотрудника, которому положена компенсация.
• Определить наименование (следует выбирать то, которое ранее было настроено, чтобы все действия в 1С ЗУП производились корректно и с минимальными временными затратами).
• Период начисления менять не рекомендуется, и сохранить значение по умолчанию в этом поле.
• Далее следует выбрать сотрудника из справочника, который получит выплату, установить ее размер, указать размер НДФЛ и дату фактического предоставления средств работнику. Это позволит последнему максимально корректно вести учет.
• После этого следует указать, в какой период произвести выплату: во время выдачи зарплаты или аванса, либо в период между этими двумя датами. Также необходимо указать дату, когда планируется выдача или перечисление средств.
• По завершении всех действий необходимо указать планируемую дату выплаты пособия, а также провести сам документ.
• Далее можно создать необходимые документы для выплаты компенсации.

Определение размера взносов во внебюджетные фонды производится с использованием документа для начисления вознаграждения и взносов.