Начисление и выплата аванса по плану в 1С ЗУП

Начисление и выплата аванса по плану в 1С ЗУП

01.10.2018

В решении Зарплата и управление персоналом имеется возможность рассчитать аванс тремя способами:

• установить определенную сумму;
• определить процент от оклада, который регулярно начисляется сотруднику;
• рассчитывать размер вознаграждения, положенный работнику за половину периода.

Настройка способа определения размера авансовых выплат выполняется индивидуально для каждого работника. Следует отметить, что в 1С ЗУП в соответствии с требованиями нормативных актов реализована возможность устанавливать разные способы расчета авансов по разным трудовым соглашениям даже в рамках одного предприятия (например, в случае внутреннего совместительства). Алгоритм расчета и величина аванса устанавливаются сотруднику в 1С Зарплате при оформлении его на работу соответствующим документом (заполняется как индивидуально на работника, так и при приеме на работу нескольких человек одним списком). Определение описанных параметров производится на вкладке с характеристиками фонда оплаты труда. В настройках по умолчанию предусмотрено, что способ определения суммы аванса – это расчет за половину отработанного периода. Если выбрать способ с установкой определенной суммы, то величину аванса потребуется указать в соответствующем поле. Аналогичное требование есть и для процента от оклада – его размер также необходимо указывать.

При необходимости способ начисления или параметры аванса можно скорректировать любому сотруднику. Для этого следует использовать документ для изменений в оплате труда. В нем необходимо установить возможность таких действий, и в соответствующих полях определить новые параметры. Также можно скорректировать параметры авансовых выплат персоналу с использованием документов для оформления кадрового перевода.

Существует возможность в 1С ЗУП и корректировки способов расчета величины авансовых выплат для нескольких сотрудников, работников одного подразделения или всей организации. Для этого также применяется документ для изменения параметров описываемой выплаты. Его можно использовать для корректировки способа определения суммы аванса на определенный период. Для этого потребуется выполнить настройки формы документа, добавив в нее дату, пока будут действовать новые параметры.

В таблицу описываемого документа данные о сотрудниках вносятся автоматически. Для этого следует воспользоваться кнопкой для заполнения всех данных. В результате в документ будут внесены сведения обо всех работниках. Далее можно установить новый алгоритм расчета аванса (определенную сумму, процент от оклада и так далее), как для всех работников, так и для отдельных категорий или подразделений (если такие настройки выполнены перед заполнением данных). Если в начале периода уже имелась информация о порядке начисления и выплаты авансов, то она будет выведена в виде справочной в отдельной колонке, чтобы пользователь имел возможность сравнить существующие и будущие условия оплаты персоналу.

Решение 1С Зарплата хранит историю изменения порядка выплаты аванса персоналу. Для того, чтобы узнать, как раньше начислялась данная часть вознаграждения, достаточно открыть карточку работника в справочнике.

В случае применения такого способа расчета аванса, как фиксированная сумма и процент от тарифа, фактическое время выполнения работником своих обязанностей не учитывается. Другими словами, сотрудникам отдела по персоналу и бухгалтерии не требуется осуществлять предварительный расчет величины аванса. Следует также помнить, что в случае использования способа определения аванса в виде процента от оклада, необходимо учитывать все начисления работника, которые ему положены (применять только отдельные виды выплат, например, оклад, нельзя).

Если принято решение об использовании в качестве способа определения размера выплаты расчет аванса за первую половину отработанного периода, необходимо выполнить начисление вознаграждения за этот период. При этом сформировать данный документ в 1С ЗУП можно только для тех работников, у кого установлен соответствующий способ начисления аванса. При этом в обязательном порядке следует в документах по учету времени нахождения сотрудников на рабочем месте отразить все отсутствия, чтобы расчет был выполнен максимально корректно.

Сама выплата оформляется в 1С Зарплате ведомостью в банк, кассу или на счета сотрудников, также можно выдавать деньги через специального раздатчика (в зависимости от применяемого в компании порядка выдачи денежных средств персоналу). Чтобы все данные были внесены автоматически, в составляемом документе следует указать, что производится выплата аванса. В этом случае все работники, вне зависимости от способа начисления описываемой выплаты, попадут в ведомость, а причитающиеся им суммы будут рассчитаны автоматически. Также в документе будут отражены работники, кому положены выплаты различных пособий вместе с авансом.

Необходимо помнить, что при заполнении ведомости в 1С Зарплате автоматически учитываются периоды отсутствия работников. Если сотрудник в даты, за которые начисляется аванс, находился в неоплачиваемом отпуске или отсутствовал по неуважительной причине, он не попадет в ведомость. Если же отпуск был оплачиваемый, или работник отсутствовал из-за болезни, то он будет отражен в ведомости. В ситуации, когда параметрами учетной политики компании предусмотрено наличие полноценного учета отсутствия работников при определении суммы авансов, рекомендуется в качестве способа начисления устанавливать расчет за отработанный период.

Для анализа сведений о выплаченных авансах в 1С ЗУП следует использовать расчетную ведомость или расчетный листок, где указаны все необходимые параметры и сведения.

При определении аванса с использованием фиксированных сумм в 1С ЗУП выполняется две операции: введение таких сумм для работников и формирование ведомости в кассу для выдачи средств персоналу.

Величина аванса при таком способе его расчета устанавливается в момент приема на работу. Позднее ее можно изменить соответствующим документом. Оформлять корректировку величины аванса необходимо следующим образом:

• Создать новый документ для изменения фиксированной величины авансовой выплаты работнику.
• В качестве организации необходимо указать ту, с которой у работника заключен трудовой договор. При этом программой по умолчанию в документе отражается та компания, которая установлена в качестве основной в настройках 1С ЗУП. При наличии необходимости, ее следует изменить.
• Далее необходимо определить дату, когда документ будет зафиксирован в базе данных.
• Если изменение порядка выплаты аванса осуществляется всему персоналу одного подразделения, следует его указать. В противном случае поле можно не заполнять.
• Следующим шагом является установка периода, начиная с которого будут действовать измененные правила расчета аванса. Если изменения временные, то следует указать месяц, когда данные правила прекратят свое действие (для этого потребуется изменить форму документа, поскольку дата окончания по умолчанию не представлена в нем).
• В качестве способа расчета аванса следует выбрать, что он устанавливается фиксированной суммой.
• Перечень сотрудников заполняется автоматически с помощью одноименной кнопки. Указываются либо все работники компании, либо отдельного подразделения, если оно выбрано. При необходимости можно удалить сотрудников, у которых не будет изменяться порядок расчета аванса. Далее можно установить для всего персонала фиксированный размер выплаты, либо сделать ее дифференцированной, указав необходимые значения в соответствующей колонке.
• По завершении заполнения документа, его необходимо провести и закрыть для редактирования.

Поскольку аванс является только выплатой, документ для его начисления не формируется. Выплачиваться он может через кассу, на банковскую карту, через раздатчика и так далее. При оформлении ведомости следует контролировать, чтобы в качестве вида выплаты был именно аванс. В этом случае таблица в документе будет заполнена автоматически на основании имеющихся данных.

В случае выбора в качестве алгоритма определения аванса процент суммы оплаты труда сотруднику, в 1С Зарплате выполняются те же операции, что и при установке стандартного размера аванса.

Ввод величины процента для расчета авансовых выплат осуществляется с помощью документа по корректировке оплаты труда (необходимо установить возможность изменений аванса соответствующим флажком) или через оформление кадрового перевода. Во втором случае в качестве способа определения суммы аванса следует выбрать процент от величины оплаты труда и указать такой процент. Как правило, его устанавливают одинаковым для всех работников, и он равен 40%. При этом следует иметь в виду, что при таком алгоритме будут учитываться все планируемые начисления, которые полагаются сотруднику в соответствии с внутренними нормативными документами, вне зависимости от последующего их начисления при окончательном определении размера вознаграждения (корректировка полной суммы зарплаты будет производиться в момент окончательного расчета).

Ведомость для выдачи денежных средств создается стандартным способом. Необходимо выбрать способ выдачи денег сотруднику (через кассу, банк, раздатчика и так далее).

При определении суммы аванса расчетным путем за отработанную половину периода следует использовать специальный документ с аналогичным названием. Особенности его заполнения следующие:

• Расположен он в разделе меню 1С ЗУП со всеми начислениями. Его следует выбрать из соответствующего списка и создать.
• Далее необходимо указать месяц, за половину которого необходимо произвести расчет выплаты. За данный период в программе будет произведено определение величины фактического вознаграждения работника.
• Поле с наименованием организации заполняется на основании имеющихся данных в программе. Если соответствующими настройками предусмотрено, что по умолчанию указывается компания, с которой у сотрудника отсутствуют трудовые отношения, наименование следует изменить на корректное.
• После этого необходимо установить дату отражения документа в базе данных.
• Если такой способ начисления устанавливается для конкретного подразделения, необходимо указать это подразделение.
• Следующий шаг заключается в определении даты, когда заканчивается период для расчета фактического вознаграждения (настройками программы предусмотрено, что это 15 число).
• Далее необходимо заполнить таблицу в форме. Если данная процедура производится автоматически, то будут учтены все планируемые начисления и вычеты. В дальнейшем, при осуществлении расчета окончательной суммы вознаграждения можно будет произвести необходимые корректировки с учетом фактических показателей деятельности сотрудника (произвести доначисления или дополнительные вычеты из зарплаты работника в соответствии с требованиями трудового законодательства и внутренних нормативных документов).
• По завершении работы, документ должен быть проведен и закрыт.

Выдача аванса регистрируется соответствующей ведомостью, которая формируется стандартным способом.

Таким образом, в 1С Зарплате можно настраивать и изменять алгоритм определения авансов для персонала. Существует три вида способов определения размера таких выплат, которые устанавливаются в момент приема на работу, а затем могут изменяться при необходимости, как отдельному работнику, так и для всего подразделения или предприятия в целом. Такой инструмент работы с ФОТ существенно упрощает работу сотрудников расчетного подразделения бухгалтерии.