Создание расчетного листка в 1С Бухгалтерии

Создание расчетного листка в 1С Бухгалтерии

Чтобы проверить правильность начислений и удержаний у сотрудников, рекомендуется использовать расчетный листок. В нем можно проанализировать порядок расчета зарплаты, увидеть все выплаты. При необходимости можно настроить документ так, чтобы видеть размер налогооблагаемой базы по НДФЛ и произведенных перечислений в ПФ РФ. Для работы в 1С Бухгалтерии можно формировать два вида расчетных листков – без разбивки по рабочим местам, и с разбивкой. Второй вариант рекомендуется создавать, если у сотрудника, помимо основного места работы в организации, имеется внутреннее совмещение, чтобы проверить корректность выплат по каждому месту работы. Следует помнить, что при необходимости анализа выплат по каждому месту работы будет сформировано несколько расчетных листков – по одному на каждое рабочее место.

Чтобы сформировать расчетный листок в 1С Бухгалтерии 8.3, потребуется выполнить определенную последовательность действий. Сама отчетная форма находится в разделе меню, где ведется учет всех операций по зарплате и движению персонала. Далее необходимо перейти в подраздел с зарплатными отчетами и выбрать нужную форму. Обязательным реквизитом является период, за который требуется сформировать расчетный листок. Также необходимо указать организацию, в которой у сотрудника основное рабочее место. Это особенно актуально, если в одной базе данных 1С Бухгалтерии учет осуществляется для нескольких компаний. Выбирать организацию следует из соответствующего справочника, поэтому поддержанию сведений обо всех компаниях группы следует уделять должное внимание. При наличии у сотрудника внутреннего совмещения, рекомендуется установить возможность выделять данные по каждому подразделению. Это позволит проверить корректность начислений и удержаний. После выполнения указанных настроек, можно приступить к формированию отчета. Для этого используется одноименная кнопка (перед ее нажатием потребуется указать одного или нескольких сотрудников, по которым требуются сведения, причем выбирать сотрудников тоже следует из справочника 1С Бухгалтерии). Далее программа предложит выбрать один из вариантов расчетного листка (с разбивкой по местам работы или без нее). Начальными настройками программы предусмотрено формирование единого отчета без какой-либо аналитики по подразделениям или должностям внутреннего совмещения.

Если все действия были совершены корректно, то отчет будет сформирован в том виде, который требовался (единый или с разбивкой по местам работы). Читать отчет необходимо следующим образом:

• Шапка документа состоит из наименования документа, организации, по которой составлен отчет, подразделения, где трудоустроен работник. Далее указан период, за который сформирован отчет (это может быть не только текущий период, при наличии конфликтных ситуаций, могут потребоваться данные за более ранние периоды). Ниже можно увидеть ФИО работника, его номер в табеле, должность в подразделении и оклад или тарифную ставку. Главным является поле, в котором указана сумма к выплате – эта сумма должна быть выдана работнику на руки. Рекомендуется сверить ее с ведомостями, чтобы избежать каких-либо проблемных ситуаций в будущем.
• В табличной части рекомендуется обращать внимание на следующие разделы. Прежде всего, это начисления. Поскольку расчетный листок должен быть предоставлен сотруднику по его требованию, рекомендуется перед такой выдачей проверить все данные. В частности, сверить информацию, которая имеется в 1С Бухгалтерии и 1С ЗУП, если расчет вознаграждения ведется в специальной программе. В части начислений необходимо проконтролировать, чтобы все виды, которые положены работнику в отчетном периоде были отражены в расчетном листке (оклад, пособие в период болезни, выплаты перед отпуском, различные надбавки и бонусы). Период должен соответствовать нормативным документам. При этом в программе имеется возможность настраивать порядок отражения в описываемом отчете зарплаты (можно по дате выплаты, а можно по периоду начисления). Выбрать способ можно в дополнительных настройках отчетных форм. Для этого достаточно поставить флажок в нужное поле: по месяцам расчета вознаграждения (будет отражена в расчетном листке в месяце начисления), или по учетным данным (будет отражена в месяце осуществления выплаты). С табелем следует сверить фактическое время, которое отработал сотрудник (информация в расчетном листке и табеле должны совпадать).
• Второй важный раздел – удержания. Также следует проверить, чтобы все положенные виды были зафиксированы в отчете (штрафы, возмещения убытков, алименты и так далее). В данном случае проверка выполняется в интересах работодателя, чтобы избежать штрафных санкций за некорректное начисление зарплаты или НДФЛ, а также для контроля своевременного погашения задолженности. Также необходимо проверить соответствие произведенных удержаний периоду, в котором они должны были быть осуществлены.
• Важное значение имеет колонка с выплатами. В ней указываются суммы, которые были перечислены работнику в отчетном периоде. Рекомендуется выполнить дополнительную настройку и детализировать все произведенные выплаты в разрезе ведомостей. Это существенно упростит сверку, позволит выявить ошибку и оперативно ее исправить.
• При наличии задолженности по зарплате или долга работника перед предприятием, соответствующие поля в отчете появятся автоматически. В них будут указаны суммы дебиторской или кредиторской задолженности. Правильность расчетов также следует проверять, так как могут быть различные нюансы (например, поступления в кассу от работника при погашении задолженности регистрирует в 1С Бухгалтерии один сотрудник, а расчеты удержаний выполняет другой).

Сформированные листки рекомендуется печатать и выдавать сотрудникам под роспись, либо настроить их автоматическую рассылку по всем работникам. Такое действие позволяет в случае конфликта доказать, что работнику вся информация была предоставлена, и если он своевременно не обратился в организацию с претензией, то, значит, был на тот момент согласен с расчетом и размером вознаграждения. В 1С Бухгалтерии 8.3 имеется возможность настроить печатную форму таким образом, чтобы в ней всегда была графа для подписи работника в получении документа (для этого используется настройка макета формы). Аналогичным образом можно при печати отчета отражать смену фамилии работника (до момента изменения будут прежние данные, а после соответствующей даты – новые).