Отражение в решении 1С Бухгалтерия сдачи в прокат автомобиля

Отражение в решении 1С Бухгалтерия сдачи в прокат автомобиля

Все большую популярность приобретают услуги проката автомобилей населению. Редкий человек использует автомобиль интенсивно семь дней в неделю, поэтому для поездок на пикник, дачу, за покупками и так далее гораздо выгоднее пользоваться прокатным авто. Таким видом деятельности занимается все больше коммерческих компаний, которым необходимо корректно вести учет и отражать данные в программе 1С Бухгалтерия, чтобы в последующем своевременно уплачивать налоги и не иметь проблем с контролирующими органами. При оформлении документов о предоставлении автомобиля в прокат обязательно указывается срок, на который арендуется машина, стоимость (включая НДС, если организация является плательщиком данного налога), а также принимается на хранение определенная сумма в качестве гарантии возврата транспортного средства, которая передается обратно клиенту в момент окончания срока проката.

Для того чтобы в решении 1С Бухгалтерия учет операций предоставления транспортных средств в прокат осуществлялся максимально корректно, следует знать, какую систему налогообложения и метод отражения фактов хозяйственной деятельности применяет компания (как правило, это общая система и метод начисления), а также руководствуется ли организация требованиями ПБУ 18/02. Кроме того, в учетной политике прокатной компании должно быть указано, что оказание услуг осуществляется в режиме автоматизированной торговой точки, транспортные средства, которые передаются в прокат, отражаются на счете 03, поскольку целью их приобретения и наличия в организации является извлечение дохода.

Осуществление предварительных настроек

В первую очередь следует проверить корректность имеющихся настроек в программе 1С Бухгалтерия 8.3, которые используются для фиксации выручки, поступающей от клиентов в компанию:

• В программе должны быть включены настройки, позволяющие в процессе учета отражать особенности деятельности розничного предприятия. Для этого необходимо в разделе меню «Функциональность» проверить наличие флажка, включающего необходимые настройки.
• В учетной политике организации отражены направления деятельности, для которых затраты должны аккумулироваться на счете 20. Для этого в настройках учетной политики должно быть указано, что затраты по выполненным работам и оказанным услугам отражаются на счете 20. Списываться они должны вне зависимости от наличия выручки по определенному виду деятельности (соответствующая настройка также должна присутствовать).
• В перечне складов должна находиться торговая точка автоматизированного типа, поскольку через нее проводятся все расчеты с физическими лицами. Следует также проверить, что статус у такой торговой точки – розничный магазин.
• В перечне номенклатурных позиций компании должна быть услуга проката, чтобы корректно оформлять все документы. Помимо непосредственного наличия такого элемента следует проверить, что его тип – услуга.
• Описанная услуга должна входить в соответствующую номенклатурную группу. При необходимости следует создать новые элементы и внести о них сведения в программу.

Отражение реализации услуг по прокату транспортных средств в решении 1С Бухгалтерия

Чтобы все корректно оформить в программе, следует использовать отчет о продажах в розницу. Заполнять его рекомендуется следующим образом:

• Чтобы создать пустую форму для заполнения, необходимо пройти в одноименный подраздел меню ПО 1С Бухгалтерия 8 (раздел для отражения операций по реализации услуг и товаров). При создании нового документа следует в качестве типа операции указывать, что она осуществляется в розничной торговой точке, чтобы иметь возможность принимать наличные деньги.
• При заполнении формы необходимо проконтролировать, что в качестве статьи БДДС выбрана выручка в розничной торговой точке, а вид операции – поступление средств от реализации товаров, услуг или работ.
• Заполняя закладку с перечнем товаров, следует выбрать корректный элемент из справочника номенклатуры и указать номенклатурную группу в качестве субконто. Остальные колонки заполняются на основании информации, содержащейся в договоре.
• После завершения заполнения и проверки документа, его требуется провести.

Для проверки правильности проводок в программе 1С Бухгалтерия рекомендуется воспользоваться стандартной процедурой анализа движения документов.

Для оформления поступления наличных в кассу предприятия от клиента необходимо применять одноименный документ. Вид операции у него должен быть также «Розничная выручка», а оформлять его следует ежедневно на всю сумму выручки за день. Чтобы упростить процедуру заполнения, рекомендуется создавать документ по поступлению выручки на основании одного из отчетов о реализации услуг компании в розницу. Проводок после сохранения документа в базе данных решения 1С Бухгалтерия не формируется, но это требуется для печати ПКО и корректного отражения операций в кассовой книге. Процесс заполнения описываемой формы выглядит следующим образом:

• В разделе меню программы 1С Бухгалтерия, где содержатся все документы о реализации, необходимо выбрать отчет о продаже в розницу, по которому было поступление средств в кассу, и создать на его основании документ, отражающий данную операцию.
• Форма будет заполнена автоматически, однако, ее содержание следует проверить, чтобы быть уверенным в точности информации. Если будут обнаружены какие-либо ошибки, их следует оперативно исправить.
• В реквизиты для печати данного документа следует внести сведения о клиенте и указать основание поступления (как правило, это договор проката).
• После окончания процесса заполнения и поверки, документ необходимо провести.

Аналогичным документом фиксируется и поступление обеспечительного платежа (только создается он не на основании отчета о розничных продажах, требуется войти в раздел меню 1С Бухгалтерии со всеми банковскими операциями и сформировать новый документ). Отличие процесса заполнения данной формы заключается в том, что в качестве типа операции выбирается получение прочего дохода, а в качестве счета кредита указывается 76.09. При этом обязательно следует вносить сведения о реквизитах договора и о клиенте. Данное поступление в БДДС, как правило, относится к прочим поступлениям от текущей деятельности. После заполнения всех полей документ необходимо провести.

Результаты проводки рекомендуется проверять стандартным способом.

Оформление передачи автомобиля в прокат клиенту

Данная операция отражается в программе 1С Бухгалтерия формой, фиксирующей передачу ОС в аренду. При ее заполнении следует учитывать следующие особенности:

• В качестве счета необходимо указывать 03.02, поскольку он предназначен для фиксации всей информации с основными средствами, переданными во временное пользование.
• Транспортное средство, предоставляемое в прокат, выбирается из соответствующего справочника.
• После того, как документ будет заполнен, его необходимо провести.

Для автомобилей, передаваемых в прокат, существуют определенные нюансы начисления амортизации. Если транспортное средство передавалось клиенту для временного использования, то амортизация начисляется в первом документе, фиксирующем такую передачу. Если же автомобиль не использовался, то износ будет начислен при осуществлении операции по закрытию месяца. Наличие разных дат начисления износа у автомобилей не противоречит законодательству, поскольку в нормативных актах указано, что амортизация должна быть начислена в течение месяца, конкретная дата нигде не устанавливается.

Оформление возврата платежа в обеспечение сохранности и возврата автомобиля

Для этого применяется документ, фиксирующий выдачу наличных. Создать его можно из раздела меню со всеми кассовыми документами. В качестве типа операции необходимо указывать, что это прочие расходы. Счет по дебету необходимо выбирать 76.09, обязательно вносить сведения о контракте и клиенте, которому возвращаются денежные средства. Статьей БДДС для данной операции, как правило, является осуществление прочих платежей по текущей деятельности. По завершении заполнения документ обязательно проводится.

Рекомендуется проверить корректность отражения документа в учетных регистрах 1С Бухгалтерии.

Оформление возврата транспортного средства в программе 1С Бухгалтерия

Данная операция фиксируется в программе с помощью одноименного документа. Заполняется он так же, как и при передаче автомобиля в прокат. Единственное отличие – заполнить поле с перечнем возвращаемого имущества можно автоматически. Для этого необходимо нажать на кнопку «Заполнить» и указать, что поле заполняется имуществом, ранее переданным клиенту. Документ также подлежит обязательному проведению, а изменения в учетных регистрах программы можно посмотреть с помощью стандартной обработки.