Составление справки 2 НДФЛ в решении 1С Бухгалтерия

Составление справки 2 НДФЛ в решении 1С Бухгалтерия

Данная форма справок часто требуется сотрудникам для различных целей (получение кредита в банке, при увольнении для расчета пособий на новом месте работы, для предоставления в контролирующие органы и так далее). В решении 1С Бухгалтерия 8.3 данный документ можно сформировать в автоматическом режиме, что существенно упрощает процедуру и повышает эффективность выполнения сотрудниками бухгалтерии своих обязанностей.

Чтобы составить справку о величине доходов работника, следует использовать одноименный документ. Для каждого сотрудника, предоставившего запрос на получение данного документа, следует составлять отдельный документ. Создается документ следующим образом:

• В разделе меню программы 1С Бухгалтерия, посвященном операциям с зарплатой и оформления движения персонала, необходимо выбрать нужную форму и запустить процесс ее заполнения.
• Далее следует выбрать год, за который необходимы сведения о вознаграждении.
• Поле с наименованием компании будет заполнено автоматически исходя из начальных настроек программы. Если в базе данных решения 1С Бухгалтерия учет осуществляется для нескольких организаций, в этом поле необходимо указать ту, в которой числится сотрудник, запросивший справку. Выбрать нужную компанию можно из соответствующего справочника.
• Сотрудника также необходимо выбирать из справочника физических лиц, который должен вестись в программе. Следует контролировать корректность ведения данного справочника, чтобы данные в форму попадали максимально корректные, и их не приходилось переделывать.
• Поле с параметрами формирования документа следует заполнять с учетом ряда особенностей. Так, в случае необходимости составления единой справки по всем видам вознаграждения работника, следует выбирать параметр «Сводно». При таких настройках в справке 2 НДФЛ будут отражены все доходы без разбивки по кодам ОКТМО и КПП. Как правило, такая форма требуется для предоставления в банк. Если требуется разбивка по указанным кодам, необходимо установить соответствующий параметр. После этого необходимо по видам дохода указывать их коды, что повлечет за собой установку различных ставок налога.
• В поле с кодами ОКТМО и КПП компании они, как правило, указываются автоматически исходя из сведений, содержащихся в карточке выбранной организации. При наличии обособленных подразделений, которые стоят на учете в ИФНС (прошли процедуру регистрации) и имеют отдельные коды указанного вида, но, при этом, по ним не составляется отдельный баланс, в 1С Бухгалтерии при формировании справки 2 НДФЛ следует указывать их значения кодом ОКТМО и КПП (они хранятся в карточке соответствующего подразделения). Такая возможность в программе предусмотрена для того, чтобы руководство головной компании обладало информацией о вознаграждении персонала в территориально удаленном подразделении. Кроме того, она позволяет формировать и предоставлять отчетность по НДФЛ в контролирующие органы по месту нахождения работников, как это предусмотрено в законодательстве. Чтобы воспользоваться описанной возможностью, необходимо установить в настройках соответствующего подразделения возможность расчета зарплаты в разрезе обособленных подразделений, а также внести сведения об ИФНС, к которой данное подразделение относится. Следует иметь в виду, что такой возможности в 1С Бухгалтерия 8.3 не будет, если в ее базе данных осуществляется учет деятельности компаний с численностью более 60 человек.
• Поле с кодом ИФНС заполняется автоматически на основании данных, имеющихся в справочнике организаций или подразделений.
• В обязательном порядке указывается дата составления документа. Настройками «по умолчанию» программы предусмотрено автоматическое проставление текущей даты, установленной на компьютере. При необходимости значение можно легко скорректировать.
• На вкладках со ставками НДФЛ отражаются суммы вознаграждения и предоставленные вычеты в соответствии с законодательством, облагаемые по определенной ставке. Суммы дохода, которые облагаются по ставке 10% или 5%, придется вводить вручную.
• Стандартные (на детей), имущественные и социальные вычеты указываются отдельно. Они формируются автоматически на основании введенных документов, регистрирующих возможность их предоставления. Так, для получения вычета на детей необходимо ввести в программе 1С Бухгалтерия заявление установленной формы и данные свидетельства о рождении. При наличии имущественного или социального вычета в программу должен быть заведен документ, подтверждающий получение уведомления из ИФНС с указанием его номера, даты и кода налоговой инспекции.
• Также в справке указываются суммы вознаграждения, полученные сотрудником и суммы уплаченного НДФЛ. Они формируются на каждой закладке в зависимости от ставки налога. При печати справки 2 НДФЛ сведения о доходах можно увидеть в третьем разделе в разрезе ставок налогообложения. Данные о вычетах аккумулируются в четвертом разделе. А общая сумма начисленного дохода и налога – в пятом. Если после завершения процесса заполнения документа потребовалось внести изменения в данные о зарплате или уплаченном налоге, можно их оперативно учесть в справке, повторно ее заполнив с помощью одноименной кнопки. При этом поменяются только суммы доходов, вычетов и НДФЛ. Все общие реквизиты не изменятся.

• В справке также присутствуют личные сведения о сотруднике (ФИО, дата рождения и так далее). Они заполняются на основании его карточки, содержащейся в справочнике физических лиц. Если при проверке информации выяснилось, что какие-то данные не корректные, следует внести изменения в справочник, и 1С Бухгалтерия автоматически скорректирует данный раздел в справке 2 НДФЛ. При наличии авансовых платежей НДФЛ, в разделе с личными данными указываются и реквизиты соответствующего уведомления о зачете.
• В отдельном поле указываются ФИО, должность и телефон ответственного сотрудника, подписывающего документ (у него должны быть необходимые полномочия, установленные либо приказом, либо должностной инструкцией).
• После завершения проверки корректности всех сведений документ следует провести в базе данных программы.
• Рекомендуется воспользоваться сервисом автоматической проверки заполненных данных. При обнаружении встроенным алгоритмом решения 1С Бухгалтерия каких-либо отклонений, программа выдаст сообщение об ошибке, а неправильно заполненное поле документа будет отмечено восклицательным знаком.

Напечатать справку 2 НДФЛ можно, используя одноименную кнопку и выбрав нужную форму.