Оформление справки для расчета выплат в 1С ЗУП

Оформление справки для расчета выплат в 1С ЗУП

Многие виды пособий зависят от величины вознаграждения работника, поэтому в решении Зарплата и управление персоналом имеется возможность создавать специальную форму справки. Данная операция осуществляется с помощью исходящей справки для расчета величины пособий. Для ее формирования необходимо выполнить определенную последовательность действий:

• В разделе меню ПО 1С Зарплата, где содержатся различные отчетные формы и справки, необходимо выбрать нужный документ.
• Создать пустую форму для заполнения можно с помощью одноименной кнопки.
• Наименование организации будет указано в соответствии с настройками «по умолчанию». В случае ведения в одной базе данных 1С ЗУП нескольких компаний, имеется возможность выбора нужной. Для этого достаточно просто изменить наименование организации, выбрав из предложенного справочника.
• Далее следует установить дату, когда созданная справка будет отражена в базе данных программы.
• После этого необходимо выбрать сотрудника, для которого готовится справка. Для автоматического заполнения полей и осуществления необходимых расчетов, работника рекомендуется подбирать с помощью соответствующей функции из справочника. Следует также контролировать актуальность и корректность данных в справочнике, поскольку ошибка в имеющейся о работнике информации может повлечь за собой заполнение неверных сведений в справку, а значит, сотруднику будет некорректно начислено пособие (в случае превышения суммы это повлечет за собой убытки компании, а в случае уменьшения его величины – к конфликту с работником).
• Вносить данные в справку следует с учетом ряда особенностей. Прежде всего, указывать период в годах, за который требуется предоставление информации для расчета. Настройками 1С ЗУП «по умолчанию» устанавливается, что данные берутся за прошедший год и два года, которые ему предшествовали. Период работы сотрудника в компании устанавливается автоматически на основании документов о приеме и увольнении. При этом, данная информация может состоять из нескольких строк, если работник уже трудился в организации ранее и увольнялся по каким-либо причинам. Период работы и расчетные года никак не соотносятся, они могут существенно отличаться. Информация в соответствующий раздел о сумме вознаграждения вносится за каждый календарный год, входящий в расчетный период. В таблице отражаются только те выплаты организации в адрес работника, которые облагаются взносами в ФСС. При печати документа данную информацию можно найти в третьем разделе. Там содержатся сведения о доходах, на которые были начислены взносы в ФСС РФ, а страховым случаем по ним является болезнь (потеря трудоспособности на определенный период), уход за новорожденным, беременность и другие ситуации, которые указаны в законодательстве о порядке начисления взносов во внебюджетные фонды.
• Нормативными актами предусмотрено, что некоторые периоды (болезнь, уход за новорожденными и подобные) исключаются из расчетного, следовательно, их также необходимо указывать в соответствующем разделе формы, чтобы расчет сумм вознаграждения для определения размера пособия был корректным. Данная информация также заполняется автоматически. При печати документа ее можно найти в четвертом разделе, где указываются периоды отсутствия сотрудника по причине ухода за ребенком, болезни, беременности и так далее. Зарплата в эти периоды не учитывается при расчете пособия, а расчетный период должен автоматически увеличиваться на продолжительность таких периодов отсутствия, чтобы обеспечить корректность определения размера пособия.

В случае корректировок данных в учетных регистрах по различным причинам, справку для расчета пособия можно заполнить заново. Для этого не требуется совершать каких-либо сложных действий, достаточно запустить функцию заполнения данных справки с помощью одноименной кнопки. При наличии ручных корректировок сведений, содержащихся в документе, можно воспользоваться функцией обновления с учетом ручных исправлений.

При выдаче справки работнику в месяц, когда он увольняется, в ней должна быть указана и зарплата за последний его рабочий период. Также необходимо начислить все полагающиеся взносы во внебюджетные фонды на начисленную сумму.

Также описываемую справку пользователь может сформировать при создании документа для увольнения сотрудника. Для этого рекомендуется применять функцию ввода на основании. В случае перевода работника из одной организации в другую внутри одной группы компаний следует воспользоваться одноименным документом для оформления такого перемещения работника. В такой ситуации на вкладке документа с параметрами перевода можно также создать нужный документ, и он будет заполнен автоматически (для этого достаточно перейти по нужной ссылке).

Закладка справки с данными об организации-страхователе содержит всю информацию о компании, выдающей справку. Обязательными реквизитами являются наименование предприятия, код территориального отделения ФСС РФ, номер в фонде, тип подчиненности (в виде соответствующего кода), ФИО ответственных сотрудников, чьи подписи будут подтверждать корректность данных. Все данные вносятся из справочника с организациями, поэтому важно следить за правильностью его заполнения. При распечатке документа сведения будут находиться в первом разделе. В случае обнаружения ошибок или отсутствия каких-либо сведений, следует внести изменения в соответствующий справочник и заново внести данные в документ.

Вкладка с данными о сотруднике содержит личные сведения о работнике, для которого формируется справка. Информация в документ попадает из соответствующего справочника, за актуальностью которого также необходимо постоянно следить. В печатной версии документа описываемые сведения можно найти во втором разделе. В случае обнаружения ошибок или неточностей, также рекомендуется внести изменения в справочник, а затем вновь заполнить форму. Все внесенные изменения будут автоматически отражены в документе.

Завершающим этапом является проведение документа в базе данных программы 1С Зарплата. Однако, прежде чем совершать такое действие, необходимо проверить корректность его заполнения. Особое внимание следует обратить на наличие дат начала и окончания всех периодов, соблюдение их хронологической последовательности, отсутствие пересечений. При обнаружении ошибок, либо наличия незаполненных полей, 1С ЗУП выдаст сообщение на экран об ошибке и невозможности проведения документа. В такой ситуации необходимо внести требуемые корректировки и заново пройти процедуру проверки.