Доплата до фактического заработка в отпуске в 1С ЗУП

Доплата до фактического заработка в отпуске в 1С ЗУП

При направлении сотрудника в отпуск, размер выплаты в этот период рассчитывается исходя из средней величины заработка за предыдущий год. По различным причинам (болезнь, лишение премии и так далее), размер отпускных может оказаться меньше фактического ежемесячного вознаграждения. В такой ситуации работодатель может сделать сотруднику доплату, если это предусмотрено соответствующими внутренними документами (например, коллективным договором).

В решении Зарплата и управление персоналом в такой ситуации осуществляются следующие процедуры:

• настраивается тип начисления;
• рассчитываются отпускные;
• назначается доплата сотруднику;
• рассчитывается размер такой доплаты и производится начисление.

Порядок настройки нового типа начислений

Чтобы в программе 1С Зарплата производить какие-либо доплаты сотрудникам, необходимо создать соответствующий элемент в перечне начислений. Для этого потребуются следующие действия:

• Войти в раздел с настройками, выбрать пункт с начислениями и создать новый элемент с помощью одноименной кнопки.
• Далее необходимо задать наименование нового типа начислений, например, «Доплата в период нахождения в отпуске».
• Установить уникальный код начисления.
• В разделе с назначением и параметрами расчета доплаты на основной вкладке заполняемой формы следует указать, что описываемая доплата относится к категории прочих начислений и выплат. В поле с периодом осуществления начисления необходимо указать, что оно производится ежемесячно. Это необходимо для того, чтобы доплата формировалась автоматически в момент расчета вознаграждения за месяц с помощью соответствующего документа. Также на основной вкладке заполняемой формы следует указать, что доплата рассчитывается, и установить формулу для определения ее размера. Алгоритм расчета должен выбирать максимальное значение между стандартным расчетом отпускных, выполненного на основании сведений о вознаграждении за предыдущий период, количества отработанных дней (с учетом периодов, когда сотрудник отработал не полностью), периода отдыха и расчетной базой, которая определяется на отдельной вкладке.

После этого следует открыть вкладку, на которой настраиваются параметры определения расчетной базы. Здесь необходимо указать период, являющийся основанием для выполнения расчетов (как правило, это текущий месяц, если внутренними документами предусмотрена доплата к отпускным до уровня оклада). Данный параметр часто устанавливается по умолчанию. В табличную часть данной вкладки следует внести перечень начислений, которые следует учитывать при определении размера доплаты. В случае со стандартным отпуском, необходимо его и указывать.

Определяя в 1С ЗУП параметры учета времени, следует указать, что доплата начисляется за уже отработанный и оплаченный период. Тип времени следует указывать, как рабочий. Чтобы быстрее его выбрать, можно набрать первый буквы искомого значения, и программа автоматически предложит наиболее подходящий вариант.

Далее потребуется указать, какие выплаты или начисления зависят от описываемой доплаты. Это могут быть алименты, профсоюзные взносы и другие подобные платежи, которые осуществляются из доходов сотрудника.

После этого необходимо установить очередность начисления. Следует указать начисления, которые осуществляются до доплаты стандартного оклада и после нее. В число начислений с более высоким приоритетом не следует указывать основной отпуск, поскольку в такой ситуации он вытеснит данную доплату из перечня начислений при определении размера вознаграждения за нужный месяц, а значит, доплата не будет произведена.

Менять параметры определения величины среднего заработка в соответствующей вкладке не нужно, корректные значения, как правило, определены настройками по умолчанию. Кроме того, следует учитывать, что доплата до стандартной величины оклада не должны отражаться в будущем при расчете средней величины вознаграждения.

Заполняя закладку с параметрами налогообложения доплаты, необходимо учитывать ряд особенностей:

• Данный тип начислений облагается НДФЛ, а значит, это следует отразить в настройках. Ему соответствует код дохода 4800, которым обозначаются различные прочие доходы сотрудника, возникающие в процессе работы в организации.
• На основании кода дохода будет автоматически определена его категория. Это также должны быть прочие поступления.
• Описываемая доплата облагается взносами во внебюджетные фонды в полном объеме. Этот факт также требуется отразить в настройках обязательных платежей данного вида дохода.
• При условии, что доплата до стандартного уровня оклада утверждена положением об оплате труда или коллективным договором, она учитывается в составе расходов, связанных с оплатой труда, а значит, уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Данный факт также следует отразить в соответствующем поле закладки.
• Наиболее трудоемким является заполнение параметров бухгалтерского учета. При наличии описываемого типа начислений в числе утвержденных внутренними документами компании, для целей регламентированного учета она фиксируется среди расходов, участвующих при определении величины финансового результата. Проводки в таком случае будут формироваться исходя из имеющих настроек в отношении сотрудника, которому начисляется доплата (относится он к административному или производственному персоналу). Порядок отражения также указывается в настройках сотрудника (скорректировать ее можно при необходимости, если пройти по ссылке с перечнем выплат для учета в составе затрат в карточке работника). В ситуации, когда доплата до стандартного оклада во время отпуска одинаково рассчитывается и предоставляется всем сотрудникам, то в настройках для бухгалтерского учета следует это отметить, оставив переключатель в соответствующем положении. В такой ситуации, счет и субконто придется выбирать из элементов справочника, где содержатся все методы отражения вознаграждения в регламентированном учете. При отсутствии нужного способа, его требуется создать. Следует помнить, что все способы фиксации вознаграждения автоматически синхронизируются между ПО 1С Бухгалтерия и 1С ЗУП. Во второй программе имеются только наименования, а в решении для ведения учета также указываются синтетические и аналитические счета, используемые при осуществлении проводок.

При необходимости можно задать короткое название для типа начисления, чтобы видеть его в отчетах и использовать для аналитических целей. Также имеется возможность создать описание типа начисления, чтобы любой сотрудник мог понять, для каких целей его использовать, и какие особенности его формирования.

Порядок расчета отпускных

Чтобы начислить вознаграждение в период нахождения сотрудника в отпуске, следует воспользоваться одноименным документом. Процесс его заполнения является в данном случае стандартным, необходимо только проверить корректность определения среднедневного заработка.

Предоставление описываемой доплаты

Чтобы сформировать доплату до стандартного оклада, ее следует назначить. Данная операция в решении 1С Зарплата выполняется документом для установления планового начисления, расположенном в разделе меню для управления вознаграждением, подразделе для изменения выплат персоналу. В процессе заполнения следует указать созданный ранее вид начисления, а также дату начала и окончания периода, когда доплата должна начисляться. Также необходимо выбрать из соответствующего справочника работника, которому предназначена доплата.

Порядок начисления доплаты

В случае корректного осуществления всех описанных действий доплата будет начислена автоматически при начислении ежемесячного вознаграждения сотруднику с помощью стандартного документа.