Начисление дополнительных отпускных в ПО 1С Бухгалтерия

Начисление дополнительных отпускных в ПО 1С Бухгалтерия

Каждый сотрудник имеет право на определенное количество дней отдыха в соответствии с законодательством о труде. Продолжительность отпуска у различных категорий персонала отличается. В ряде случаев работникам полагаются дополнительные дни отдыха, например, если рабочий день не нормированный. Количество таких дней устанавливается внутренними нормативными документами организации, и не должно противоречить законодательству о труде.

Следует иметь в виду, что дополнительный отпуск является оплачиваемым. Расчет сумм производится аналогичным образом, как и для стандартного периода отдыха – учитываются все суммы начисленного вознаграждения, и определяется размер среднедневного заработка, который и является основой для определения размера отпускных. В программе 1С Бухгалтерия 8.3 такие расчеты производятся автоматически, однако в законодательстве о труде имеется множество нюансов, поэтому сотруднику бухгалтерии следует обязательно проверять корректность начисленных и произведенных выплат.

Оформление начислений за дополнительные дни отдыха, присоединенные к отпуску, в решении 1С Бухгалтерия производится следующим образом:

• на первом шаге осуществляется настройка соответствующего вида выплаты;
• на второй стадии выполняются все необходимые расчеты, и производится начисление выплат, причитающихся сотруднику в период нахождения в основном и дополнительном отпуске.

Определение типа начисления

Если сотруднику предоставлен основной и дополнительный отпуск одновременно, то для оформления первого типа можно воспользоваться существующими настройками для вида начислений выплат при направлении работника в основной отпуск. Для второго типа отдыха следует сформировать новый вид выплат. Для этого потребуется выполнить следующие действия:

• В разделе меню решения 1С Бухгалтерия с документами, касающимися зарплаты и движений персонала, войти в подраздел с настройками вознаграждения и открыть вкладку с параметрами расчета зарплаты сотрудника для создания нового вида начислений.
• Чтобы создать новый вид выплат, необходимо воспользоваться одноименной кнопкой, после чего откроется форма для заполнения.
• Присвоить новому виду начислений название, например, «Выплаты в период дополнительного отпуска».
• Установить код для созданного начисления. Данный параметр не должен повторяться, чтобы программе 1С Бухгалтерия 8.3 было проще осуществлять поиск документов с таким типом выплат и хранить их в базе данных.
• Установить флажок в значение, подтверждающее, что данный вид дохода сотрудника включается в налогооблагаемую базу по НДФЛ. При этом код выплаты для заполнения различных отчетных форм будет 2012, который присваивается для всех видов компенсации в период отпусков.
• В качестве категории дохода следует указывать, что это прочие поступления, полученные работником от выполнения своих обязанностей в компании.
• Если выплата отпускных за дополнительный отпуск осуществляется в натуральном виде (продукцией предприятия, услугами, оплачивается питание в период отдыха и так далее), следует установить флажок на соответствующем поле в форме документа.
• Заполняя раздел с настройками взносов во внебюджетные фонды, следует выбрать способ их отражения в программе 1С Бухгалтерия при определении величины таких взносов. В случае с предоставлением основного или дополнительного отпуска, выплаты включаются в базу для расчета взносов во внебюджетные фонды в полном объеме. Такая норма содержится в НК РФ и других нормативно-правовых актах.
• Для целей налогового учета следует указать, что создаваемый вид выплат учитывается в составе расходов на оплату труда, а значит, учитывается при определении размера налога на прибыль и заполнении соответствующих отчетных форм. Потребуется также указать наименование статьи и вида расходов в соответствии с перечнем, утвержденным в НК РФ.
• Далее следует настроить способ отражения выплат в бухгалтерских учетных регистрах программы. Это необходимо, чтобы в программе 1С Бухгалтерия учет осуществлялся максимально корректно (проводки формировались в соответствии с законодательством). Чтобы определить способ, достаточно выбрать нужное значение из справочника со способами осуществления учетных операций с зарплатой. При отсутствии в перечне нужного способа отражения, его необходимо создать. Для этого следует открыть указанный справочник (он находится в том же разделе меню, что и форма создания нового типа выплаты), сформировать новый элемент и указать в нем счет дебета для осуществления нужных проводок. Выбирать или создавать новый способ следует только в том случае, если вид начислений используется достаточно часто и в учетных регистрах отражается всегда одинаково для любых категорий персонала. Если способ отражения не выбран, то в решении 1С Бухгалтерия будет использоваться метод, который определен в карточке конкретного сотрудника. Если в настройках учета работника способ отражения начисления отпускных не установлен, то программа будет использовать тот, который указан в настройках порядка учета вознаграждения для организации в целом.
• Отпускные формируются с учетом районного коэффициента и надбавок за работу в условиях Крайнего Севера, поэтому при настройке параметров данного начисления, флажок, указывающий, что данная выплата входит в перечень видов вознаграждения, которые следует увеличивать на размер районного коэффициента и подобных надбавок, следует убрать.
• После завершения заполнения всех полей, новый вид начислений необходимо записать, а форму закрыть.

Порядок определения размера отпускных по основному и дополнительному отпуску

Прежде всего, следует отметить, что автоматически рассчитать размер выплат за дополнительные дни отдыха в программе 1С Бухгалтерия невозможно, поэтому сотрудник отдела персонала или бухгалтерии производит такой расчет самостоятельно. Для этого необходимо знать ряд особенностей.

Как установлено в ТК РФ, средний размер зарплаты работника рассчитывается с учетом всех предусмотренных внутренними нормативными документами (положением о материальном стимулировании, правилами трудового распорядка, коллективным договором) видами выплат, вне зависимости от того, что является источником таких платежей. Средний заработок рассчитывается на основании данных о вознаграждении за предыдущие 12 месяцев.

В случае, когда сотрудник работает в компании менее указанного срока, то расчет производится на основании данных за тот период, который он фактически выполняет свои обязанности в организации до момента предоставления ему отпуска.

Далее следует определить размер среднедневного вознаграждения. Для этого следует сначала разделить общую сумму вознаграждения, полученную сотрудником за 12 месяцев на 12, а затем еще и на 29,3. Последнее является средним количеством календарных дней в стандартном месяце.

Если сотрудник один из месяцев, входящих в расчетный период, отработал не в полном объеме, среднюю величину заработка в день следует определять путем деления фактически полученного им дохода за период на 29,3, а затем умножения на количество дней, которые он находился на рабочем месте.

Отличается и порядок расчета нормативного количества дней, если месяц был отработан не полностью. Для полного месяца данный параметр составляет 29,3 дня, а для не полностью отработанного он определяется путем деления 29,3 на количество календарных дней и последующим умножением на фактическое число отработанных дней.

Следует также учитывать, что при наличии премий, зависящих от количества отработанного времени, они включаются в отработанном не полностью месяце для расчета среднедневного заработка, исходя из фактически отработанных дней (составляется соответствующая пропорция).

Если описанная премия уже была начислена исходя из количества фактически отработанного периода, то она учитывается в таком же размере при определении величины среднего заработка в день (производить расчет корректировки премии в такой ситуации не нужно).

После того, как среднедневной заработок установлен, следует умножить его значение на количество дней, которые будет отдыхать сотрудник, не включая в их число праздники и выходные. В результате будет рассчитан размер отпускных.

Полученные суммы следует отразить в решении 1С Бухгалтерия. Для этого используется документ, фиксирующий все начисления (он находится в одноименном разделе меню программы). При заполнении табличной части формы рекомендуется использовать функции добавления или подбора, чтобы проще найти сотрудника, который направляется в основной и дополнительный отпуск. Далее следует с помощью функции начисления выбрать соответствующий вид начисления (их будет два – основной отпуск и дополнительный), и указать в соответствующих полях рассчитанные ранее суммы. После заполнения всех полей, документ необходимо сохранить и провести в программе.

В колонке с начислениями можно их проанализировать и скорректировать в случае необходимости. В качестве даты выплаты рекомендуется указывать число, предшествующее началу отпуска работника не менее чем на 3 дня. Это связано с тем, что в момент выплаты должен быть рассчитан и удержан НДФЛ.

Проверить корректность начисления НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды можно в соответствующих колонках.

Оценить правильность проведения документов можно с помощью стандартной обработки, которая показывает все его движения в учетных регистрах.

В завершении работы с документом по начислению можно создать все необходимые формы для выплаты отпускных.