Неоплачиваемый учебный отпуск в решении 1С Зарплата

Неоплачиваемый учебный отпуск в решении 1С Зарплата

В соответствии с трудовым законодательством, любой сотрудник, получающий высшее образование, имеет право на специальный учебный отпуск. Для этого ему необходимо представить справку-вызов из учебного заведения и заявление на имя руководителя предприятия. Чтобы оформить неоплачиваемый учебный отпуск в решении Зарплата и управление персоналом, необходимо выполнить следующие действия:

1. Настроить параметры данного вида отпуска в программе для корректного его оформления.
2. Осуществить регистрацию неоплачиваемого отпуска на основании представленных сотрудником документов.

Осуществление настройки нового вида отпуска – в период учебы сотрудника без сохранения зарплаты

Чтобы регистрация любых неоплачиваемых отпусков производилась в 1С ЗУП корректно, следует правильно произвести начальные настройки программы (при необходимости их изменить). Для этого достаточно следовать рекомендациям встроенного помощника по начальной настройке программы 1С Зарплата или войти в раздел меню с настройками расчета вознаграждения, пройти по ссылке для корректировки состава начислений и удержаний. Далее на закладке с параметрами отпусков необходимо установить возможность предоставления отпусков без сохранения зарплаты (включая внутрисменные). После осуществления данных действий в справочнике с видами отпусков станет доступен дополнительный вид – неоплачиваемый учебный отпуск.

Кроме того, в перечне, содержащем виды начислений, также станет доступен соответствующий элемент, позволяющий предоставлять сотрудникам неоплачиваемый учебный отпуск, включая внутрисменный.

Регистрация предоставления отпуска сотруднику на период учебы без сохранения зарплаты

Данное действие производится через ввод документа, который называется «Отпуск без сохранения оплаты». Если сотруднику предоставляется одновременно два отпуска (оплачиваемый и неоплачиваемый), то зарегистрировать их можно с помощью одноименного документа, который расположен в разделе меню 1С ЗУП с документами, фиксирующими начисление вознаграждения. Войдя в этот раздел, следует выполнить определенный набор действий:

• Создать новый документ для отражения в решении 1С Зарплата отпуска сотруднику без сохранения вознаграждения.
• Указать месяц, в котором сотрудник не будет находиться на рабочем месте, и выполнять свои должностные обязанности. Настройками по умолчанию, в данном поле формы будет указан текущий месяц.
• Заполнить поле с наименованием организации. По умолчанию, также указывается та, которая установлена в первоначальных настройках. При необходимости ее можно изменить. Это может потребоваться, если в одной информационной базе учет осуществляется для нескольких компаний. В таком случае следует выбрать то предприятие, на котором сотрудник уходит в неоплачиваемый учебный отпуск.
• Установить дату, когда документ должен быть зарегистрирован в информационной базе. Автоматически будет указана текущая дата, но ее можно скорректировать, если отпуск предоставляется в другое время. Следует иметь в виду, что данный параметр используется при печати приказа о направлении сотрудника в отпуск, а также отражается в личной карточке работника.
• Номер документа устанавливается автоматически после того, как документ будет сохранен в информационной базе. Данный параметр также указывается в соответствующих печатных формах (приказ и личная карточка).
• Указать сотрудника, который направляется в неоплачиваемый отпуск на период обучения.
• В случае установления в настройках зарплаты возможности предоставления работникам внутрисменных отпусков, в заполняемом документе будет доступна опция разрешения сотруднику отсутствовать на протяжении определенного времени в течение смены. В результате отпуск можно будет предоставлять не в полных днях, а в часах на протяжении определенного периода.
• Выбрать вид отпуска из справочника, который подходит для ситуации. При направлении сотрудника на обучение следует выбирать дополнительный отпуск без сохранения зарплаты.
• Указать дату начала и окончания обучения, а значит, и отпуска. Данные поля в документе заполняются на основании сведений, содержащихся в заявлении сотрудника. Количество дней, когда работник будет отсутствовать, рассчитывается в решении 1С Зарплата автоматически в соответствии с принятым календарем для производственных целей. При использовании в программе нескольких календарей, расчет будет производиться на основании того, который указан в графике рабочего времени сотрудника.
• Если в 1С ЗУП осуществляется ведение штатного расписания, а период обучения длительный, следовательно, потребуется принять нового сотрудника на этот период, необходимо указать в заполняемом документе, что соответствующая ставка будет свободна в период учебы.
• В случае, когда сотрудник работает в компании не только по основному месту работы, но и совмещает ряд должностей, необходимо в документе пройти по ссылке для оформления отсутствия на других местах работы. В открывшемся окне следует создать требуемые документы для совместителей, а также отразить все оформленные документы, фиксирующие отсутствие сотрудника на рабочем месте, в табличной части. Другими словами, в основном документе отражается отпуск работника на период учебы по основному месту работы, а дополнительным документом «Отпуск без оплаты» фиксируется его отсутствие там, где он числится внутренним совместителем.
• Ввести основание, по которому сотрудник отправляется в неоплачиваемый отпуск, которое будет также отражено в соответствующих печатных формах. При наличии потребности запомнить основание и использовать его в дальнейшем, можно добавить его в перечень оснований для предоставления отпусков. В будущем, при формировании похожих документов, можно будет выбирать нужное основание из открывающегося списка. Если просто ввести текст в поле, он не сохранится в автоматическом режиме.
• ФИО и должность руководителя заполняются автоматически на основании данных, содержащихся в соответствующем справочнике. Поэтому следует внимательно проверять, как организация указана в документе, а также своевременно вносить все изменения в справочники.
• По завершении заполнения документа, следует его провести.

Чтобы сформировать печатную форму приказа о направлении сотрудника в неоплачиваемый отпуск на период учебы, следует нажать на соответствующую кнопку.

При наличии возможности на предприятии совмещения должностей (такая опция должна быть включена в настройках начислений и удержаний 1С ЗУП), увеличения зоны обслуживания для отдельных сотрудников или назначения временно исполняющих обязанности отсутствующих сотрудников, на основании документа о предоставлении неоплачиваемого учебного отпуска, может быть создан документ, назначающий сотрудника, выполняющего на период отпуска определенные обязанности. Это позволит назначить такому работнику соответствующую доплату и исключить проблемы в работе или наличие нерешенных в связи с отсутствием сотрудников задач.

В табеле ответственное лицо за его ведение должно отразить, во-первых, предоставление учебного отпуска (он обозначается буквенным кодом УД), а, во-вторых, начисление доплаты сотруднику, выполняющему в период обучения обязанности студента (если она предусмотрена внутренними документами предприятия).

Следует отметить, что в решении 1С Зарплата можно предоставлять отпуска без сохранения вознаграждения сотрудникам по списку. Для этого используется специальный документ, который находится в разделе меню программы с документами, отражающими операции с зарплатой, подразделе с регистрацией отпусков. Такой документ позволяет, как оформить неоплачиваемые отпуска нескольким сотрудникам одновременно, так и одному работнику на разные периоды. Заполнив данный документ, в программе 1С Зарплата будут внесены все необходимые данные, формировать другие документы не потребуется.

В табличную часть вносятся сведения о сотрудниках, которым предоставлены отпуска без сохранения зарплаты на период учебы. Для этого рекомендуется использовать функцию подбора (позволяет сразу выбрать несколько сотрудников), либо добавления (вручную выделять требуемых работников).

В данной форме также требуется указать начало и окончание периода обучения, соответственно, и отпуска. С помощью функции заполнения периода, можно установить одинаковое время прохождения обучения для всех сотрудников, присутствующих в табличной части. Количество дней нахождения в отпуске рассчитывается программой автоматически и представляется в одноименной колонке. Если сотрудник в своем заявлении не указал дату окончания, можно в колонке с количеством дней установить продолжительность отпуска, и решение 1С Зарплата автоматически рассчитает дату его окончания.

Необходимо указать основание, по которому сотрудникам предоставляется неоплачиваемый отпуск. Оно будет отражено в распечатанном приказе. При необходимости, основание можно внести в соответствующий перечень, чтобы пользоваться им в дальнейшем. Если же в указанном поле ввести только печатный текст, он автоматически не сохранится для последующего использования.

После завершения всех действий, документ необходимо провести и распечатать приказ о предоставлении неоплачиваемого отпуска работникам, согласно списку.