СофтСервисГолд
Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд
Действия при непредоставлении отчета о командировке
07.03.2018
Как предписывают требования действующих нормативно-правовых актов, сотрудник не позднее трех дней с момента завершения командировки обязан представить в бухгалтерию отчет о направлениях расходования предоставленных ему денежных средств. Если затраты оказались выше, чем сумма предоставленных средств, то работодатель обязан ему возместить разницу. При наличии неизрасходованных сумм, сотрудник обязан вернуть остаток денег в кассу организации, о чем в 1С Бухгалтерия делают соответствующие проводки.
При отсутствии авансового отчета в установленные сроки по каким-либо причинам, Министерство финансов РФ требует от работодателя признать у сотрудника наличие дохода в размере выданных на финансирование командировочных расходов денежных средств, а значит, начислить и уплатить НДФЛ и взносы во внебюджетные страховые фонды.
В случае, когда сотрудник получил средства на решение производственных задач в командировке не в российских рубля, а в валюте, их требуется обязательно пересчитать по курсу, официально определенному ЦБ РФ на момент их фактического получения. Данная операция необходима для определения размера НДФЛ. Чтобы начислить взносы во внебюджетные фонды, пересчет сумм производится по курсу ЦБ РФ на дату их расчета. Осуществляя описываемые действия в 1С Бухгалтерия 8.3, следует помнить, что информация обо всех официальных курсах валют содержится в программе в соответствующих справочниках.
Подобные ситуации возникают по причине того, что сотрудники, возвращаясь из командировки, не всегда своевременно представляют авансовые отчеты, подтвержденные документами, а также возвращают не израсходованные суммы (либо не все расходы документально подтверждены). В результате у сотрудника возникает задолженность перед организацией. В рамках трудового законодательства такие суммы могут быть взысканы либо из зарплаты работника, либо по решению суда, если по каким-либо причинам сотрудник отказывается добровольно выполнять свои обязательства. В случае отрицательного решения суда или решения работодателя о списании долга, у работника возникает доход, который в соответствии с НК РФ должен быть обложен НДФЛ, и на него должны быть начислены страховые взносы, причем НДФЛ должен быть удержан и перечислен в бюджет самой организацией, как налоговым агентом.
Специалисты рекомендуют выполнять данные обязательства и не оспаривать их. Данная рекомендация обусловлена тем, что под доходом в действующем законодательстве понимается любая экономическая выгода, которая получена человеком в денежном или натуральном виде. При этом обязательным требованием к доходу является возможность его оценки в соответствии с правилами, установленными в НК РФ. Исходя из этого, денежные средства, которые были выданы сотруднику для финансирования командировочных расходов, могут считаться доходом или экономической выгодой только после предоставления всех необходимых документов в бухгалтерию и утверждения руководителем понесенных работником расходов. Это объясняется тем, что только после утверждения и проведения в 1С Бухгалтерия авансового отчета, можно определить величину средств, которые остались у работника.
Таким образом, при списании долга в связи с прощением или невозможностью взыскания (например, из-за истечения срока давности для подачи иска), у сотрудника возникает доход, который организация обязана указать в отчетности и удержать с него налог. Если все настройки, чтобы вести в 1С Бухгалтерия учет корректно, выполнены в полном объеме, данная операция будет осуществлена автоматически.
Что касается даты, когда доход должен быть включен в отчетность, то здесь важно определить, является ли сотрудник взаимозависимым по отношению к организации или нет. Если работник участвует в капитале компании, обладает полномочиями по избранию или назначению исполнительных органов или сам является таковым органом, то для него датой получения дохода будет момент принятия к учету авансового отчета (либо день, когда истек срок его предоставления в контролирующие органы). Для остальных сотрудников дата получения дохода определяется внутренними документами организации.