СофтСервисГолд
Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд
Обмен исправленной накладной в 1С Бухгалтерия
20.02.2018
С октября 2017 года действует измененный порядок заполнения счетов-фактур, а также ведения их регистров. С данными документами, как правило, предоставляется и товарная накладная. Чтобы подготовить и отправить исправленный документ, необходимо выполнить следующую последовательность операций:
- получить уведомление от заказчика с требованием уточнения;
- сформировать, подписать и направить контрагенту исправленный документ;
- принять подписанную покупателем скорректированную накладную.
Действия при получении уведомления от контрагента с требованием уточнить документ
Никто не застрахован от ошибок, поэтому специалист, сформировавший описываемый документ и направивший его покупателю, может сделать ошибку. В соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете, при внесении исправлений в накладную следует обязательно указать дату корректировки и подписи сотрудников с фамилиями, кто произвел исправление. Порядок выполнения данных требований для документов в цифровом виде в нормативно-правовых актах не регламентирован.
Несмотря на отсутствие законодательного регулирования данного вопроса, в 1С Бухгалтерия 8.3 имеется возможность сформировать новый экземпляр первичного документа, где будет отражена дата внесения исправления и реквизиты сотрудника, который эти исправления произвел.
Также необходимо отметить, что в законодательстве отсутствует прописанный порядок обмена скорректированными накладными по цифровым каналам связи. В 1С Бухгалтерия данный процесс реализован по аналогии со счетами-фактурами, а именно:
- при обнаружении ошибки покупателем, он направляет соответствующее уведомление, на основании которого вносятся исправления в документ;
- если ошибку обнаружил продавец, то следует просто подготовить исправленный документ и направить его покупателю.
В 1С Бухгалтерии при использовании цифрового обмена корреспонденцией, в случае получения от заказчика уведомления с требованием уточнения документа, отправленная ранее накладная будет перемещена из папки для контроля подтверждения в паку с документами для исправления.
Прочитать содержание полученного уведомления от покупателя можно, находясь в самой форме накладной. Для этого достаточно дважды щелкнуть по соответствующему элементу в перечне текущих дел.
Далее, следует пройти по гиперссылке к документу, с помощью которого ведется в 1С Бухгалтерия учет фактов реализации товаров, и который требуется исправить. При подключении к системе ЭДО, документ, который необходимо уточнить, будет особым образом отмечен (рядом с ним будет выведено соответствующее уточнение).
Сведение о том, что поступило уведомление с требованием об уточнении сведений из накладной, также фиксируется в таблице состояния меню электронных документов. Данная форма доступна из документа, отражающего факты реализации товаров (достаточно пройти по гиперссылке для просмотра состояния обмена цифровой документацией или воспользоваться командой для открытия электронных документов, которая доступна при нажатии на кнопку ЭДО).
Когда уведомление от покупателя получено, первой товарной накладной будет присвоен статус, свидетельствующий, что она отклонена получателем. Этот статус отображается в форме со всем перечнем цифровых документов.
Подготовка, подписание и направление исправленного документа
Чтобы внести исправления в товарную накладную в цифровом виде, следует использовать ввод на основании документа, отражающего реализацию товара. С помощью данной функции в 1С Бухгалтерия можно сформировать и осуществить все необходимые проводки при корректировке реализации. Заполняя документ, в качестве вида операции следует выбрать внесение исправлений в первичные формы.
После того, как корректировка реализации будет проведена, а новая накладная еще не создана в электронном виде, в перечне документов ЭДО будет указано, что обмен корреспонденцией еще не начался.
Порядок обмена исправленного документа ничем не отличается от порядка обмена первоначальных форм.
Создание товарной накладной в цифровом виде возможно с использованием команды по формированию нового цифрового документа при проведении корректировки реализации. Также можно воспользоваться обработкой для открытия и создания аналогичной корреспонденции, которая становится доступной при нажатии на кнопку «ЭДО».
Еще один способ формирования исправленной накладной в цифровом виде – непосредственно из перечня текущих событий ЭДО. Необходимо найти нужный документ с корректировкой реализации и запустить процесс создания, подписания и транспортировки скорректированной формы.
После создания, проставления всех подписей и отправления скорректированного документа, в сервисе ЭДО ему будет присвоен статус ожидания подтверждения. Проверить накладную можно непосредственно из формы по корректировке реализации. Просматривая форму, рекомендуется обратить внимание на следующие моменты:
- номер и дата исправленного документа должен совпадать с первоначальным;
- в форме должна присутствовать отдельная строка со сведениями об исправлении (дата, ФИО сотрудника), что обусловлено требованиями законодательства;
- в новой форме имеются, как скорректированные данные, так и те, которые признаны верными.
После просмотра товарной накладной, следует сохранить ее в файл, который нужно подписать с помощью цифровой подписи. После этого произвести отправку документа по каналам ЭДО. Статус накладной будет изменен, он будет «На контроле», то есть в ожидании подтверждения от покупателя.
Получение утвержденного документа от покупателя
Осуществив отправку формы, у продавца должны появиться:
- Подтверждение оператора ЭДО о поступлении к нему накладной и направлении ее покупателю. В подтверждении должна содержаться дата и время поступления файла.
- Извещение от контрагента о получении исправленного документа.
- Утвержденная накладная после проверки.
Все документы могут быть получены в рамках очередного сеанса обмена данными с оператором ЭДО. Происходит это следующим образом:
- Запустить команду для отправки и получения цифровых документов, которая доступна в меню администрирования.
- С помощью функции отправки и получения документов из вкладки, где содержатся текущие дела пользователя ЭДО. Доступ к перечню событий может быть также через меню администрирования или через раздел меню с функциями для руководителя.
- Находясь в форме с перечнем цифровых документов, можно запустить функцию по их отправке и получению. Для этого рекомендуется воспользоваться кнопкой, открывающей дополнительные возможности приложения.
После того, как все подтверждения и сама накладная, подписанная контрагентом, будет доставлена продавцу, процесс исправления можно считать завершенным. В соответствующих регистрах ЭДО появится статус, что обмен документами закончен.
В перечне всех цифровых документов 1С Бухгалтерия будет указано, что исправленная накладная отправлена и получена.
Открыв документ, отражающий реализацию товаров, при использовании ЭДО будет видно, что процесс обмена скорректированными данными также завершен.
