Новости ЭДО

Порядок эксплуатации 1С ЭДО 8 редакция 2.0

Система 1С ЭДО интегрирована с возможностями информационной системы 1С Предприятие. Основное ее предназначение – управление процессом обмена документами в цифровом виде. Данный процесс возможен, как напрямую между организациями, использующими 1С ЭДО, так и через других операторов электронного обмена корреспонденцией. Главное условие, чтобы такие операторы были сертифицированы компанией 1С.

Компания-пользователь 1С ЭДО получает следующие преимущества:

  • сокращение временных затрат на оформление и обработку документов в организации;
  • уменьшение количества ошибок при вводе документов в различные информационные системы за счет автоматизации данного процесса;
  • сокращение почтовых расходов и затрат на материалы для оргтехники;
  • увеличение оперативности обмена корреспонденцией между контрагентами, а значит, рост скорости реагирования на различные изменение и повышение конкурентоспособности.

Еще одним существенным преимуществом 1С ЭДО является возможность быстрого запуска программы в постоянную эксплуатацию. Она не требует различных подготовительных работ и может работать, как в тесной интеграции с другими используемыми в организации информационными системами, так и в автономном режиме. Необходимо отметить, что программа не рассчитана на обработку большого количества документов в течение определенного периода времени. Более эффективна она для предприятий со сравнительно небольшим документооборотом.

Пользователь имеет возможность ручного ввода документов и их содержимого в систему 1С ЭДО с целью их последующей отправки, а может оптимизировать свой труд и  загружать необходимые данные из используемой информационной системы с помощью файлов формата XML. При этом загружаемые автоматически документы должны соответствовать всем нормативным актам,  стандартам и рекомендациям контролирующих органов. Однако для корректного выполнения данной процедуры необходимо произвести предварительную настройку обмена данными между используемой информационной системой и 1С ЭДО. Если же в информационной системе есть уникальные настройки, сделанные с помощью встроенного языка программирования и учитывающие индивидуальные потребности пользователя, то механизм обмена данными можно доработать, чтобы он также учитывал эти особенности. При этом вносить изменения в информационную систему или в 1С ЭДО не потребуется. Таким образом, настройка электронного документооборота может пройти, не затрагивая выполненных доработок основных программ, что повышает скорость ввода системы в эксплуатацию. Аналогичную процедуру пользователь может осуществить и для повышения эффективности взаимодействия программы обмена цифровой корреспонденцией с продуктами других разработчиков. Технология же непосредственного обмена данными между информационной системой управления и 1С ЭДО реализуется с помощью СОМ-соединения.

Схема 1С ЭДО при обмене электронными документами

Основные функции программы

Наличие автоматизированного решения по обмену корреспонденцией в цифровой форме предоставляет пользователю следующие возможности:

  • оформление новой цифровой подписи взамен утерянной или с истекшим сроком годности;
  • запуск работы организации в описываемой программе;
  • приглашать к обмену цифровыми документами своих контрагентов;
  • оформление и утверждение основных учетных регистров (накладные, счета, акты выполненных работ, счета-фактуры);
  • корректировка в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов основных документов для ведения учета (накладные, счета, акты выполненных работ, счета-фактуры);
  • отправление цифровых документов партнеру;
  • получение цифровых документов от партнера и просмотр их содержания;
  • утверждение документа цифровой подписью или отказ от утверждения;
  • мониторинг процесса обмена корреспонденцией с контрагентами;
  • обмен корреспонденцией с нерегламентированной формой (договоры, письма и так далее);
  • обеспечение архива полученной и отправленной корреспонденции.

Таким образом, использование 1С ЭДО позволит клиенту полностью или частично перейти на цифровой обмен корреспонденцией без использования бумажных носителей.

Интерфейс начальной страницы

При запуске системы 1С ЭДО пользователь попадает на начальную страницу, на которой отражаются все незавершенные операции с документами. Не переходя в другие разделы, сотрудник может осуществить любое действие с корреспонденцией в рамках предоставленных ему системой прав. Очень удобной является возможность осуществлять необходимые действия с определенной группой документов, в «один клик».

1С Эдо счет фактура

Быстрый запуск программы

При первом запуске 1С ЭДО пользователь имеет возможность выбрать провайдера услуг по обмену корреспонденцией. После этого произойдет автоматическая настройка подключения к сети выбранного оператора и осуществлен анализ всех имеющихся у пользователя настроек для работы системы цифрового обмена документами, а также системы шифрования. При необходимости, система произведет корректировку настроек, предварительно утвердив их у пользователя.

1С Эдо настройка программы

Программа позволяет настроить правила и процедуры обмена с каждым партнером отдельно, можно даже детализировать настройки до уровня договора. Это позволяет учесть все нюансы обмена корреспонденцией и сделать ее максимально удобной и комфортной для обеих сторон.

Кроме того, 1С ЭДО позволяет отслеживать статусы партнеров в сети обмена корреспонденцией, что дает дополнительную возможность повышения оперативности пересылки документов. Чтобы начать работу в системе, необходимо отправить партнеру приглашение. Он должен его одобрить и после этого можно приступать к пересылке корреспонденции. Все необходимые действия по приглашению партнеров можно осуществить на странице «Текущие дела».

Отправка корреспонденции

1С ЭДО предоставляет возможность вводить большинство информации в ручном режиме.

1С Эдо отправка корреспонденции

Сначала отправитель вводит реквизиты и содержание документа, а затем осуществляет шифрование и отправку партнеру.

1С Эдо торг-12 исправления

Чтобы оптимизировать свою работу и повысить производительность, пользователь может вводить документы в программу, загружая их из специального файла с форматом XML, который должен находиться в папке, указанной в «Настройки программы каталога». При этом все документы должны соответствовать по форме нормативным документам и стандартам.

1С Эдо внешние учетнфые системы

1С ЭДО также имеет возможность интегрированного взаимодействия с информационными системами управления предприятием. Определение правил обмена информацией с такими системами осуществляется в разделе «Настройки».

1С Эдо в УПП 1.3 настройка обмена данными с учетной системой

В момент осуществления настройки 1С ЭДО организует тестовое подключение для получения информации от автоматизированной системы. В дальнейшем, без специальных процедур, 1С ЭДО будет получать данные для формирования документов для партнеров, с которыми действует цифровой обмен корреспонденции. Эти данные будут доступны для обработки в разделе «Текущие дела» и пользователь может в любой момент сформировать необходимый документ и отправить его контрагенту.

Получение корреспонденции

1С ЭДО предоставляет пользователю возможность вручную сортировать документы, а затем отправлять их в учетную программу через процедуру «Отразить в учете». Если же система обмена корреспонденцией интегрирована с информационной системой, то пользователь может сразу отразить полученные документы в учете. Если же такой интеграции нет или входящая корреспонденция не содержит информации о хозяйственных операциях, то такую запись можно просто удалить из списка.

1С Эдо получение пакета документов

Организация хранения корреспонденции

Любой полученный или отправленный носитель информации о хозяйственной деятельности организации программа направляет в хранилище, где пользователь может его в будущем легко найти, используя инструменты поиска и отбора.

1С Эдо архив редакция УПП 1.3

Наличие архива предоставляет пользователю широкие возможности для работы с документами. Например, можно:

  • просмотреть документ в удобном виде и формате;
  • отправить для работы ответственному сотруднику;
  • отправить на печать;
  • сохранить на электронный носитель;
  • составить и отправить партнеру пояснительную записку к документу;
  • составить и разослать по компании собственные комментарии к документу.

1С Эдо документ из архива

Возможности сервиса

1С ЭДО обладает функционалом создания резервных копий имеющихся данных. Кроме того, пользователь имеет возможность в процессе работы с документами проверять наличие и загружать все изменения 1С ЭДО. Это дает возможность ему всегда иметь в своем распоряжении версию программы, которая соответствует всем нормативным документам и стандартам.

1С Эдо резервное копирование

Послепродажная поддержка

Пользователи, которые зарегистрированы в 1С, имеют возможность бесплатно получить все обновления программы на официальном сайте компании-разработчика.