Новости ЭДО

Нормы и правила электронного обмена документацией

Основные нормы и правила цифрового обмена корреспонденцией

Большинство предприятий и организаций в своей деятельности используют бумажные документы. Они более привычные и удобные в обращении. Кроме того, в некоторых компаниях имеет место быть компьютерная неграмотность. Поэтому цифровой документооборот – еще не слишком частое явление в организациях.

Однако бумажный документооборот более медленный, он тормозит принятие управленческих решений, создает дополнительную работу сотрудникам, увеличивает затраты на содержание архива, административно-хозяйственное обеспечение (расходные материалы). Кроме того, бумажные документы под воздействием времени становятся трудно читаемыми, а значит, теряют свою ценность. Избежать указанных проблем и трудностей позволяет цифровой обмен корреспонденцией.

С 2002 года у организаций есть право осуществлять обмен документами между собой в цифровом виде. Это право отражено в Федеральном законе №1-ФЗ, которые впервые описал процедуры обмена договорами, актами выполненных работ, товарно-транспортными накладными, счетами. Данный закон сделал идентичными по своему значению бумажные и цифровые документы. Для того чтобы цифровой документ стал равен бумажному по своей юридической силе, его необходимо только заверить соответствующей подписью.

В 2011 году произошло дальнейшее развитие системы цифрового документооборота. Был принят закон, который стал регулировать порядок выдачи и учета использования цифровой подписи, а также обязанности участников системы цифрового обмена корреспонденцией.

Также в 2011 году Министерство финансов РФ и Федеральная налоговая служба РФ определили процедуру предоставления документов в цифровом виде контролирующим органам для проверки и контроля правильности начисления налогов. Однако непосредственно форматы обмена корреспонденцией в настоящее время еще не утверждены.

Позднее, в 2012 году Федеральная налоговая служба РФ утвердила рекомендованные форматы товарно-транспортных накладных и актов выполненных работ. Данные документы в настоящее время могут предоставляться в контролирующие органы в цифровом виде. Именно такие форматы заложены в системе 1С ЭДО, поэтому пользователи данного программного продукта могут сэкономить время при отправке необходимой информации в соответствующие органы власти в цифровом виде.

С 2010 года контрагенты могут осуществлять обмен счетами-фактурами между собой. Данная процедура очень четко регламентирована соответствующими приказами Министерства финансов РФ и Федеральной налоговой службы РФ. Так, приказ Федеральной налоговой службы РФ от 04 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93@ утвердил порядок отражения цифровых счетов-фактур в учетных регистрах компании, а Приказ Министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 г. № 50н утвердил порядок цифрового обмена данными документами.