Новости ЭДО

Отмена документа ЭДО в 1С Бухгалтерия

Оформление отмены первоначального документа при использовании цифрового документооборота в 1С Бухгалтерия. Инициатор отмены – покупатель.

Компании часто сталкиваются с ситуациями, когда необходимо аннулировать документ по причине наличия серьезных ошибок в его оформлении и содержании.

Существующие нормы законодательства о ведении учета на предприятии и организации документооборота разрешат внесение исправлений в учетные регистры. Однако для принятия исправленного документа к учету, он должен соответствовать ряду требований, а именно:

·         рядом с корректировкой должна стоять подпись лица, осуществившего корректировку;

·         помимо подписи, рядом с исправлением должна присутствовать информация, позволяющая однозначно идентифицировать лицо, которое произвело корректировку (например, фамилия и инициалы).

Реализовать такие требования можно только при использовании бумажных носителей информации. Для цифровых документов есть определенные особенности их корректировки.

Вместе с тем, бывают случаи, когда ошибки в документе настолько существенны, или их слишком много, что проще отменить сам документ, чем его корректировать. Такая ситуация может возникнуть, например, в случае отправки документа неверному контрагенту, в документ внесены неверные реквизиты или отражена неверная хозяйственная операция.

Для цифровых документов в законодательстве нет четко описанной процедуры, которая бы определяла порядок их удаления или аннулирования. Бумажные же носители либо уничтожаются, либо создается соглашение об их аннулировании. При этом взамен уничтоженного или аннулированного регистра создается и подписывается сторонами новый.

Специалисты предполагают, что практику работы с бумажными носителями можно распространить, в том числе, и на цифровые носители. Однако это не совсем верно, поскольку удалить цифровой документ из системы 1С ЭДО не так просто. Поэтому более целесообразным считается составление соглашения об аннулировании первоначального учетного регистра и заверение его цифровыми подписями сторон.

В рамках такой процедуры любая из сторон договора, которая обнаружила несоответствие содержания учетного регистра факту совершенной хозяйственной операции, может инициировать подписание соглашения об отмене такого документа. Для этого она создает соответствующий файл с информацией, заверят его собственной цифровой подписью, и направляет его второй стороне. Если партнер согласен с предложением об отмене, он заверяет файл собственной цифровой подписью и отправляет обратно. Важно понимать, что такая процедура физически не уничтожает документ, а только делает его юридически недействительным.

В случае если партнер по сделке решил выразить несогласие с отменой документа, он не заверяет файл своей цифровой подписью, и данный вопрос должен решаться в рамках обычного хозяйственного спора, например, методами досудебного и судебного регулирования.