Новости ЭДО

Что такое электронный документ?

Что такое цифровой документ?

Цифровой документ – это по своей сути файл, содержащий информацию, которую можно использовать в процессе хозяйственной и управленческой деятельности, а также передавать по специальным каналам коммуникации.

Другими словами, документ в цифровом виде – это информация, которая обладает следующими свойствами:

  • может быть воспринята и понята пользователем;

  • может быть передана по специальным каналам коммуникации.

Основываясь на вышеизложенном, можно сделать вывод, что цифровым документом может быть почти любой файл, содержащий информацию. Например, текст, фотография, сканированное изображение, электронная таблица. Цифровые документы бывают формализованными и неформализованными. Формализованные документы с помощью специального программного обеспечения могут быть распознаны и отредактированы (как, например, текст). Неформализованные такими характеристиками не обладают (например, сканированное изображение текста, которое может быть воспринято и понято только непосредственно пользователем).

В процессе цифрового обмена корреспонденцией стороны имеют право использовать, как формализованные, так и неформализованные типы документов. При этом есть перечень документов, которые передаются и принимаются только в определенном формате, как, например, счета-фактуры. Необходимо также помнить, что неформализованные носители информации могут быть использованы в хозяйственной деятельности только при наличии участия человека.

Если партнеры желают обмениваться корреспонденцией в автоматическом режиме, то необходимо использовать формализованный тип документов, который позволяет работать с ними в процессе с помощью различных программных приложений.