Новости ЭДО

Основание использования в деятельности документов, заверенных ЭП

Юридическое основание использования в хозяйственной деятельности документов, заверенных ЭП

Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ утверждает, что документ, который заверен квалифицированной цифровой подписью, является аналогом бумажного носителя. Это правило не действует только в том случае, если каким-либо нормативным актом зафиксировано требование наличия документа только в бумажном виде.

Если документ заверен неквалифицированной или простой цифровой подписью, то они могут быть признаны аналогами бумажных документов только при наличии такой возможности в законодательстве или по соглашению сторон сделки.

При этом в таком договоре должны быть отражены следующие условия и основные моменты:

  • процедура контроля подлинности цифровой подписи;

  • процедура идентификации уполномоченного лица, заверившего цифровой документ;

  • процедура обеспечения конфиденциальности и сохранности ключа цифровой подписи.

Таким образом, действующее законодательство признает наличие юридической силы у цифровых документов, заверенных только квалифицированной подписью. Чтобы признать юридически значимыми документы, утвержденные другими типами цифровых подписей, необходимо составлять различные соглашения, в которых предусматривать процедуру идентификации авторов и обеспечения конфиденциальности информации.

Необходимо отметить, что существующие нормативно-правовые акты, регулирующие организацию и ведение учета на предприятиях, не устанавливают тип цифровой подписи, которой необходимо заверять документы, чтобы иметь право использовать их в учете. Отсутствует в настоящее время и стандарт, который должен установить указанные типы в соответствии с требованиями законодательства.

При этом Налоговый кодекс определяет, что в целях налогообложения можно использовать только те цифровые документы, которые заверены квалифицированной цифровой подписью.

Таким образом, утверждать и обмениваться в цифровом виде документами можно и с использованием неквалифицированных цифровых подписей. Четкий запрет в законодательстве на это отсутствует. Однако если пользователь желает, чтобы документы служили подтверждением при проведении проверок контролирующими органами или использовались при начислении налогов, то они должны быть заверены квалифицированной цифровой подписью.

Обратите внимание: такой важный в учете документ, как счет-фактура, согласно требованиям действующего законодательства, может быть утвержден только квалифицированной цифровой подписью.