Новости ЭДО

Предоставление первичного документа в ЭДО

Предоставление первичного учетного документа в цифровом виде партнеру

Процедура предоставления цифрового документа партнеру выглядит следующим образом. Для примера возьмем товарно-транспортную накладную.

  1. Грузоотправитель (как правило, он же продавец) формирует в своей программе цифрового документооборота специальный файл, который называется «Титул продавца». Содержимое данного файла при просмотре полностью идентично содержанию товарно-транспортной накладной за исключением полей «по доверенности», «груз принял» и «груз получил».

  2. Грузоотправитель заверяет документ своей цифровой подписью и отправляет покупателю. Важно помнить, что в данном случае товарно-транспортная накладная будет заверена только одной подписью, а не как это делается обычно – двумя (руководителем и бухгалтером или кладовщиком). Так происходит потому, что цифровая подпись заверяет подлинность документа и обеспечивает защиту данных, передаваемых по цифровым каналам связи, а не заполняет строки документа, в которых должна стоять подпись уполномоченного лица.

  3. После получения файла покупатель проверяет содержимое товарно-транспортной накладной на соответствие хозяйственной операции, которую она подтверждает. Если содержание документа правильное, то покупатель формирует ответный документ, который называется «Титул покупателя».

  4. Покупатель заверяет свой титул цифровой подписью и отправляет продавцу.

При цифровом обмене корреспонденцией товарно-транспортная накладная представляет собой документ из двух частей – титула продавца и титула покупателя. В титуле продавца содержится информация о сделке со стороны грузоотправителя, а в титуле покупателя - ее подтверждение и необходимые данные о грузополучателе.

Товарно-транспортная накладная будет считаться оформленной надлежащим образом, если будут соблюдены одновременно два условия:

  • имеется титул продавца, заверенный цифровой подписью;

  • имеется титул покупателя, заверенный его цифровой подписью и подтверждающий определенным образом согласие с условиями, содержащимися в титуле продавца (данное требование отражено в приказе Федеральной налоговой службы РФ от 21.03.2012 г. № ММВ-7-6/172@).

Если процедура цифрового обмена товарно-транспортной накладной через оператора выполнена верно, то у продавца будут в наличии несколько сопутствующих документов, а именно:

  • сообщение оператора о получении товарно-транспортной накладной и отправке ее покупателю;

  • сообщение от покупателя о получении товарно-транспортной накладной;

  • сообщение покупателю о получении от него заверенной товарно-транспортной накладной.

Подробная инструкция по совершению операций по цифровому документообороту первичных учетных документов, а также информация по правому регулированию их утверждения, в прикрепленных документах: