Новости ЭДО

Порядок подтверждения операций электронными документами

Порядок подтверждения хозяйственных операций цифровыми документами

Цифровые документы, которые заверены квалифицированной цифровой подписью, являются аналогами бумажных по своей юридической значимости. Такое же правило действует и для документов, утвержденных неквалифицированной цифровой подписью, если между сторонами сделки существует специальное соглашение.

При этом четких правил принятия цифровых документов для целей исчисления налогов в настоящее время в законодательстве нет. Имеются лишь отрывочные требования к отдельным видам первичных документов.

Ряд писем Министерства финансов РФ подтверждает возможность использования документов, заверенных цифровой квалифицированной подписью для целей расчета налогов. При этом министерство долгое время запрещало принимать к учету цифровые документы, утвержденные неквалифицированной цифровой подписью. Основанием для этого являлся тот факт, что согласно требованиям Федерального закона от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, документы с неквалифицированной цифровой подписью могут быть признаны аналогом бумажным носителям только в случае прямого указания на это в нормативных правовых актах или по соглашению сторон. Ни в одном законодательном акте нет конкретного указания на возможность использования в цифровом обмене корреспонденцией неквалифицированной цифровой подписи.

Тем не менее, позднее Министерство финансов РФ скорректировало свою политику в этом вопросе. Согласно нормативным актам, регулирующим сферу учета, порядок и типы цифровых подписей должны определяться специальными стандартами. Поскольку таких стандартов в настоящее время нет, контрагенты могут использовать в своей хозяйственной деятельности любые типы цифровых подписей.

Федеральная налоговая службы поддерживала такую линию поведения. С ее точки зрения, первичные учетные регистры могут быть использованы партнерами в хозяйственной деятельности, как в цифровом, так и в бумажном виде. Ограничений для этого в законодательстве нет. Поэтому документы, составленные в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов в цифровом виде и заверенные соответствующей подписью, могут быть признаны аналогами бумажных и повлечь за собой соответствующие последствия с точки зрения налогообложения.

Такое правило распространялось и на документы, заверенные неквалифицированной цифровой подписью. Если между сторонами сделки имеется соответствующее соглашение, то такие документы могут применяться для целей расчета и уплаты налогов.

В одном из своих писем Федеральная налоговая служба обозначила свою позицию относительно цифрового обмена корреспонденцией. Все первичные документы, независимо от того, в бумажном они виде или цифровом, должны соответствовать требованиям, изложенным в нормах законодательства, касающихся организации и ведения всех видов учета на предприятии. Порядок же цифрового обмена документами и их хранения регламентируется Федеральным законом от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ и не относится к компетенции Федеральной налоговой службы. Поэтому, если указанный федеральный закон признает цифровой документ равнозначным бумажному, то такой документ может быть использован для подтверждения доходов, расходов – то есть для начисления и уплаты налогов.

Также Федеральная налоговая служба считает, что наличие соглашения между сторонами, в котором отражена процедура цифрового обмена документами и обеспечение их идентификации и конфиденциальности, является основанием для возможности использования неквалифицированной цифровой подписи. Вместе с тем, счета-фактуры могут заверяться только квалифицированной цифровой подписью. Это обязательное требование налогового органа.

Таким образом, можно сделать вывод, что пока федеральные стандарты, определяющие порядок цифрового обмена учетными документами, отсутствуют, контролирующие органы предоставляют контрагентам возможность использовать любые виды цифровых подписей, предусмотренных действующим законодательством. Следовательно, любой документ, заверенный цифровой подписью, будет иметь юридическую силу, аналогичную бумажному.