Новости ЭДО

Отправка исправленного электроннного документа

Порядок отправки исправленного цифрового документа в 1С Бухгалтерия

В соответствии с требованиями российского законодательства о бухгалтерском учете, если в первичном учетном документе внесено исправление, то рядом с исправлением должна быть подпись лица, которое внесло изменение в документ. Причем рядом с подписью необходимо видеть фамилию и инициалы человека, чтобы иметь возможность его однозначно идентифицировать. Выполнить такое требование можно только при бумажном документообороте. Однако возникает вопрос, как осуществить исправление при использовании цифрового обмена корреспонденцией.

Поскольку в законодательстве нет описанной процедуры внесения исправлений в цифровые документы, то специалисты и эксперты считают оптимальным способ внесения изменений через формирование нового документа и отправку его партнеру. При этом в новом документе должно содержаться упоминание, что он является исправленной версией предыдущего и указана дата и номер исправляемого документа. Таким образом, процедура внесения изменений в цифровой документ аналогична процедуре исправления счета-факутры.

Если, рассмотреть процедуру исправления электронного документа на примере товарно-транспортной накладной, то необходимо учесть, что приказом Федеральной налоговой службы РФ от 21.03.2012 г. № ММВ-7-6/172@ установлена специальная форма товарно-транспортной накладной для отправки и получения в системе цифрового документооборота.

Поскольку исправленная товарно-транспортная накладная является измененной версией предыдущей товарно-транспортной накладной, то ее необходимо формировать тем же способом, что и старый документ.

Соответственно, исправленный документ, как и старый, представляет собой два связанных файла – титул продавца и титул покупателя.

При этом исправленная товарно-транспортная накладная считается оформленной правильно при соблюдении следующих условий:

  • наличие заверенного титула продавца;

  • наличие заверенного титула покупателя, по которому можно, во-первых, однозначно идентифицировать титул продавца и, во-вторых, убедиться в том, что покупатель согласен с условиями поставки товара, изложенными в титуле продавца.

Непосредственно процедура цифрового обмена исправленной товарно-транспортной накладной ничем не отличается от процедуры обмена ее первоначального экземпляра. В начале грузоотправитель формирует титул продавца, в котором содержится товарно-транспортная накладная. Потом он заверяет свой титул и отправляет его покупателю. Покупатель получает, сверяет полученные в документе данные с фактическим содержанием хозяйственной операции и формирует собственный документ, который называется «титул покупателя». В завершение процедуры, покупатель заверяет свой титул цифровой подписью и отправляет продавцу.

Если цифровой обмен данными осуществляется через оператора, то при правильном его проведении, у продавца появятся следующие документы:

  • сообщение от оператора цифрового документооборота о получении исправленной товарно-транспортной накладной;

  • сообщение от покупателя о получении исправленного документа.

Более подробные инструкции по внесению исправлений в различные документы в системе цифрового документооборота, а также информацию о нормативно-правовых актах, регулирующих цифровой обмен корреспонденцией, можно увидеть на сайте компании 1С.