Новости ЭДО

Формирование архива счетов-фактур в ЭДО

Порядок формирования архива счетов-фактур в цифровом виде

В Постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 года №1137 предусмотрена обязанность грузоотправителей и грузополучателей обеспечивать сохранность оригиналов документов с учетом возрастания периодов их предоставления или получения. Данное требование касается также исправленных и скорректированных документов, причем их форма не важна (бумажная или цифровая).

Поскольку цифровые счета-фактуры являются оригинальными, то и сохраняться они должны на цифровых носителях информации.

Необходимо, чтобы описываемые документы в процессе хранения находились рядом с:

  • цифровой подписью, которая была использована для их создания и заверения;

  • сообщениями от посредника системы 1С ЭДО и покупателя о приеме цифровой формы документа.

Данные требования к порядку хранения установлены Министерством финансов РФ и указанным в начале статьи Постановлением Правительства.

При определении сроков хранения оригиналов описываемых документов специалисты рекомендуют опираться на установленный период сохранности соответствующих учетных регистров. Указанный период составляет четыре года. Это связано с тем, что конкретные периоды хранения оригиналов счетов-фактур не установлены действующим законодательством.

Кроме того, необходимо принимать во внимание и требование статьи 23 Налогового кодекса РФ, которая определяет срок хранения любых документов, который используются для начисления и уплаты налогов. А счет-фактура является именно таким документом.

Таким образом, описываемые документы необходимо хранить как минимум четыре года, что обусловлено требованиями действующего законодательства.