Новости ЭДО

Получение первого документа в ЭДО

Получение первичного учетного документа в цифровом виде от партнера

Для получения первичного учетного документа в цифровом виде, партнеры должны выполнить следующие действия (можно рассмотреть их на примере товарно-транспортной накладной):

  1. В первую очередь, грузоотправитель должен сформировать у себя в системе файл, который называется «Титул продавца». По своей форме и содержанию он идентичен товарно-транспортной накладной. Не заполненными остаются только поля «по доверенности», «груз принял» и «груз получил».

  2. Далее продавец удостоверяет свой титул цифровой подписью и отправляет его по системе цифрового документооборота покупателю. Важно учитывать, что в системе предусмотрена возможность заверить документ только одной цифровой подписью. Это связано с тем, что цифровая подпись не является заменителем подписи уполномоченного лица на бумажном носителе. Цифровая подпись в соответствии с законодательством лишь удостоверяет подлинность документа и защищает его от неправомерного доступа третьих лиц при передаче по телекоммуникационным каналам связи.

  3. Получив титул продавца, покупатель осуществляет проверку формы и содержания файла на соответствие его фактически осуществленной хозяйственной операции. Если информация из документа совпадает с фактической информацией, покупатель формирует в своей системе документ, который называется «Титул покупателя».

  4. Для завершения операции обмена документами, покупатель удостоверяет свой титул цифровой подписью и отправляет его продавцу или грузоотправителю.

Таким образом, в результате цифрового обмена корреспонденцией, товарно-транспортная накладная представляет собой составной файл. Он состоит из двух частей. Первая часть – это титул продавца, который содержит информацию о грузоотправителе, товаре и условиях поставки. Вторая часть – титул покупателя, который содержит информацию о грузополучателе и его согласие с условиями поставки, предложенными продавцом.

С точки зрения законодательства (приказ Федеральной налоговой службы РФ от 21.03.2012 г. № ММВ-7-6/172@), товарно-транспортная накладная будет считаться документом, который можно принять к учету, при соблюдении следующих условий:

  • в файле накладной имеется титул продавца, заверенный цифровой подписью;

  • в файле имеется титул покупателя, также удостоверенный цифровой подписью и содержащий согласие с условиями поставки продавца.

При осуществлении цифрового обмена корреспонденцией через какого-либо оператора, у продавца должно появиться несколько служебных документов (при условии, что все процедуры проведены правильно):

  • сообщение оператора о получении документа «Титул продавца» и отправке его грузополучателю;

  • сообщение покупателя о получении документа «Титул продавца»;

  • сообщение покупателю о получении от него документа «Титул покупателя».

С более подробной информацией о порядке отправления и получения первичных учетных документов в системе цифрового документооборота можно ознакомиться в инструкции:

Инструкция 1С Бухгалтерия 8 (ред. 2.0)
Инструкция 1С Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)