Новости ЭДО

Аннулирование документа ЭДО в 1С Бухгалтерия

Оформление аннулирования первичного учетного регистра при использовании цифрового документооборота в 1С Бухгалтерия. Инициатор аннулирования – продавец.

Очень часто в жизни встречаются ситуации, когда продавец или покупатель после обмена документами обнаруживают в них ошибки.

Исправлять первичные учетные регистры можно. Порядок исправления содержится в нормативно-правовых актах, касающихся ведения учета на предприятии и оформления документов. В соответствии с данными требованиями, рядом с корректировкой должна быть подпись лица, осуществившего исправление и его данные, которые позволяют провести однозначную идентификацию человека, который провел корректировку (например, фамилия и инициалы). Выполнить описанные требования можно только при использовании бумажного носителя информации, следовательно, у цифровых документов есть определенные особенности их изменения.

При этом на практике может возникнуть необходимость не изменить документ, а отменить его или удалить. Такая ситуация может быть по причине направления информации ошибочному контрагенту или неверного отражения в документе факта хозяйственной операции. Возможно и множество других причин.

Если для уничтожения или аннулирования бумажного носителя информации сложились определенные обычаи делового оборота (составление нового документа взамен некорректного, одновременным уничтожением старого или составлением соглашения о его аннулировании), то для цифрового документооборота таких правил нет. Отсутствует и описание такой процедуры в законодательстве.

Эксперты и специалисты предполагают, что практику отмены бумажных документов можно распространить и на цифровые. Однако необходимо учитывать, что удалить цифровой документ из системы сложнее, чем просто порвать бумажный носитель. Поэтому более целесообразным является составление специального соглашения об аннулировании первоначального документа и замене его новым учетным регистром.

Таким образом, если любая из сторон сделки или договора обнаружила необходимость отмены какого-либо документа, отражающего хозяйственную операцию, она может направить по системе 1С ЭДО предложение контрагенту об аннулировании такого документа. Если партнер согласен, он заверяет предложение своей электронной подписью и отправляет его обратно. В результате, у обеих сторон появляется заверенный цифровой подписью документ, свидетельствующий о недействительности первоначального документа. Необходимо отметить, что такая процедура не уничтожает первоначальный цифровой документ физически, а лишь лишает его юридической силы.

Если же партнер не согласен с предложение об аннулировании первоначального документа, он не заверяет предложение своей цифровой подписью и решать данную ситуацию уже будет необходимо в рамках правовых отношений, определенных договором (с использованием методов до судебного и судебного урегулирования споров).

С более подробной инструкцией отмены первичного учетного регистра по инициативе грузоотправителя можно ознакомиться ниже:

Инструкция 1С Бухгалтерия 3.0 Интерфейс Такси