Новости ЭДО

Обмен первичными документами в ЭДО

Цифровой обмен первичными документами

В первую очередь необходимо отметить, что требования контролирующих органов о предоставлении документов исключительно в бумажном виде незаконно. В соответствии с действующим законодательством, принимать к учету и использовать в работе можно, как корреспонденцию в бумажном виде, так и в электронном.

Таким образом, корреспонденция, которая подписана квалифицированной или неквалифицированной цифровой подписью (вид подписи определятся соглашением сторон) имеет одинаковую юридическую силу с бумажным документом. Это определено в нормативно-правовых актах, регулирующих цифровой документооборот и правила использования цифровой подписи.

Требования к цифровому обмену документами четко не прописаны ни в одном нормативном акте, поэтому это предмет договоренностей сторон. Вместе с тем, отсутствие требований к процессу не означает отсутствие требований к форме документов. Такие формы утверждены Федеральной налоговой службы РФ для товарно-транспортной накладной и акта выполненных работ (оказанных услуг). Нарушение реквизитов или формы описанных документов повлечет за собой признание документа недействительным.

Вместе с тем, формы описанных выше документов, также не являются обязательными или жестко регламентированными. Однако использование других форм может повлечь за собой риск при налоговой проверке непринятия расходов в учете из-за отсутствия подтверждающих документов. Более того, порядок обмена и форма документов закреплены и подтверждены письмом Министерства финансов РФ и Федеральной налоговой службы утверждены письмом 17.02.2011 №ММВ-7-2/168.

Если же пользователь все же составил и подписал у себя и контрагента указанную корреспонденцию не в установленной форме, то он должен будет предоставить такой  документ в бумажном виде и заверенным печатью организации и подписью уполномоченного лица. Такая процедура описана в ряде письменных указаний Министерства финансов РФ и предназначена для подтверждения подлинности сертификата.