Инструкция по настройке ЭДО в 1С Предприятии 8

Инструкция по настройке ЭДО в 1С Предприятии 8
RUB
Инструкция по настройке ЭДО в 1С Предприятии 8
  • ОписаниеОписание

Как правильно произвести настройку между предприятиями процедуры обмена счетами-фактурами и прочими документами в электронном виде в программе 1С Предприятие 8

Весной 2012 года окончательно завершило свое формирование нормативная база, которая является основой для работы электронного документооборота. Большая часть предприятий начала отказываться от бумажного документооборота и постепенно переходить на электронный документооборот с поставщиками и прочими клиентами. Среди множества преимуществ такого общения, естественно становится экономия времени, бумаги и многое другое. Процесс отправки и доставки документов ускорился. Быстрый и удобный доступ к архиву, легкий поиск документов также является неотъемлемым преимуществом электронного документооборота. Специалисты компании СофтСервисГолд подробно рассказывают и показывают на примере, как правильно выполнить запуск электронного документооборота в программе 1С Предприятие 8

Оглавление

1.      Как выполнить электронный документооборот между предприятиями счет – фактурами и запустить в действие в программе 1С Предприятие 8

С 2002 года, с даты выхода закона №1 ФЗ, который регламентировал значение ЭЦП, появилась первая возможность электронного документооборота между организациями. Но этот удобный процесс долгое время имел некоторые нерешенные вопросы, которые мешали ввести его в действие в полном объеме. Одной из таких проблем стало доказательство юридической действительности процедуры обмена счет- фактурами в электронном виде. В настоящее время появилась возможность введения в действие процедуры документооборота в электронном виде, без каких-либо проблем.

Программа по обмену документами в электронном виде в нашей стране вступила в работу в целом объеме в мае 2012 г., с выходом приказа № ММВ-7-6/138, который был опубликован 05 марта 2012 г. и утвердил формы счет – фактуры в электронном виде и прочие регистры учета налога на добавленную стоимость. В начале мая вступил в действие закон № ММВ-7-6-172, опубликованный 21 марта 2012 года, который регламентировал и утверждал первичную документацию товарную накладную, акты. Что касается форм утвержденных документов, то обязательная форма принадлежит только для счет - фактуры, а остальные носят рекомендательную форму. Однако если фирма использует форму отличную, от указанной законом ФНС, они вправе не принять ее к утверждению в качестве значимых документов.

На сайте компании СофтСервисГолд вы найдете более точную и подробную инструкцию об основных правилах электронного документооборота.

  • Основные правила электронного обмена;
  • Электронная подпись и ее разновидности;
  • Юридическая значимость форм документов, имеющих ЭЦП
  • Порядок подтверждения произведенных расходов документами, имеющих ЭЦП;
  • Процедура обмена электронными счет-фактурами.

Процедура электронного обмена документами

В настоящее время большая часть организаций начали активный процесс перехода на электронный документооборот с контрагентами. Основным плюсом такого документооборота является уменьшение времени и прочих затрат относительно подготовки и передачи документов, легкий доступ к архиву и быстрый поиск нужной информации и так далее.

Полный процесс электронного документооборота представлен в схеме.

Инструкция схема настройки 1С ЭДО
Вначале контрагент создает в программе нужный документ, далее ставит свою ЭЦП, при помощи криптографического устройства. Затем выгружает документ в программу документооборота и высылает его покупателю, который сможет принять его при наличии указанной системы.

Контрагент, принимающий документ в свою очередь, вносит принятый документ в свою программу, сверяя его, с заранее подготовленной формой или создает новую копию. Теперь контрагент может принять данную форму к учету. Самыми трудными являются последние моменты электронного документооборота.

Процесс электронного документооборота в программе 1С Предприятие 8

1С Такском - дополнение, разработанное специалистами 1С совместно с сотрудниками компании «Такском», чтобы как можно больше облегчить труд работников, оформляющих электронный документооборот. Разработанное приложение теперь является частью программного обеспечения 1С Предприятие 8 и доступно в работе с такими конфигурациями, как «Управление производственным предприятием», «Торговля» и прочие наиболее востребованными конфигурациями.

Структура программы дала возможность убрать все неточности и ошибки, что позволило сделать процедуру электронного документооборота более простым и доступным. (см. вторую схему на рисунке выше).

В процессе электронного документооборота исключен самый сложный момент обмена общего контура. Разработанный вариант позволяет использовать все функции, в том числе прием и отправку информации. Благодаря разработанному приложению, происходит обработка информации в автоматическом режиме и формирование документа, контрагент получает информацию в привычной для него форме и имеет возможность принять ее к учету.

Электронный документооборот с использованием приложения, имеет много положительных сторон, среди них:

  • Сотрудник всю работу проводит в одной программе 1С Предприятие 8

  • У предприятия отсутствует надобность в установке, обновлении отдельного программного обеспечения;

  • Используя электронный документооборот в программе, вы можете производить обмен практически всеми первичными документами;

Первые шаги к обмену документами в электронном виде

Для возможности применения 1С Такском на вашем предприятии, с технической стороны нужно сделать несколько шагов. Обращаем ваше внимание на то, что, если ваше предприятие заключило договор, как пользователь 1С Предприятие 8, подключение к приложению будет бесплатным. Тарифы на входящую и исходящую информацию отсутствуют.

1.      Перед началом работы важно проверить, когда проходило последнее обновление программы и позволяет ли она произвести установку нужного сервиса. Для успешного оформления приложения необходима платформа версии не менее 8.2.15. Уточните вашу версию и если нужно произведите обновление до нужных параметров. Если вы не можете пройти процедуру самостоятельно, обратитесь за помощью к специалистам СофтСервисГолд.

2.      Для подключения необходимо составить заявку. Функции электронного документооборота уже заложены в системе, но их следует активизировать. Заполните заявку и оставьте ее на сайте, администрация произведет подключение в автоматическом режиме.

3.      Рассмотрев вашу заявку (в основном длительность этой операции двадцать четыре часа), вам будет присвоен идентификационный номер.

4.      Теперь вам остается только произвести настройку системы 1С Предприятие 8, и ваш путь к электронному документообороту открыт.

Давайте более подробно разберем, как правильно произвести настройку программы, для примера возьмем версию «Управление торговлей 8»

Как правильно настроить 1С Предприятие 8

Для начала в отделе «Администрирование» необходимо проставить отметки, что система будет работать, использовав электронный документооборот.

Соответственно во всех документах, которые доступны для данного процесса, появится новая кнопка «Подписать» и «Отправить» и некоторые другие кнопки, помогающие легко оформлять документы. 

Для того чтобы информация, переданная таким путем, имела юридический смысл, ее необходимо подписать, использовав для этого электронную подпись. Здесь никаких ограничений нет подойдет любая ЭЦП, главное, чтобы соответствовала параметрам ФНС. Многие предприятия уже сдают отчётность в органы ИФНС с учетом ЭЦП, тогда вы можете использовать его и в случае с электронным документооборотом. Если у вас все же нет электронной подписи, вы можете заказать ее в компании СофтСервисГолд.

Теперь сделаем криптографическую настройку и установим сертификаты подписей для работы документооборота. Для этого открываем раздел «Администрирование» и оформляем все технические показатели программы, применяемой для работы с ЭЦП. См. рис.1. Обратите внимание относительно некоторых программ, все показатели заполняются в автоматическом режиме, например, КриптоПро. 

 Схема обмена документами 1С ЭДО





← Назад в раздел