СофтСервисГолд
Наличие у предприятия собственного автомобильного парка требует контроля и учета расходования горюче-смазочных материалов, ведь это достаточно ликвидные материалы, что увеличивает риск их хищения, а значит, сокращает прибыль компании. Нормативно-правовыми документами по организации учета на предприятии предусмотрено составление и ведение путевых листов на предприятии. На основании данных документов можно проанализировать маршрут автомобиля, количество пройденных километров, что позволяет рассчитать нормативный расход топлива и сверить его с фактическим уровнем. При наличии значительного расхождения можно либо пересмотреть нормы, либо возложить на водителя материальную ответственность за перерасход горюче-смазочных материалов. Поскольку это довольно трудоемкая работа, многие компании стремятся ее автоматизировать. Данную задачу решает и новое дополнение к 1С Предприятие – Учет ГСМ и путевых листов. Эта программа не является самостоятельной информационной системой. Она может работать только совместно с базовыми автоматизированными системами по управлению предприятием. Используя их данные, Учет ГСМ и путевых листов позволяет пользователю в значительной мере облегчить работу персонала, который задействован в обслуживании автомобильного парка.
- ОписаниеОписание
- ОтличияОтличия
- ВозможностиВозможности
- Варианты поставкиВарианты поставки
Возможности программы 1С Учет ГСМ и путевых листов
Дополнение Учет ГСМ и путевых листов предоставляет пользователю возможность оптимизировать работу сотрудников нескольких подразделений организации и повысить их производительность. В первую очередь, это сотрудники бухгалтерии, которым после установки программ будет гораздо проще создавать и учитывать путевые листы. Программа Учет ГСМ и путевых листов позволяет обеспечить хранение всех данных об автомобиле, что, во-первых, упрощает процедуру выписки путевого листа водителю, а, во-вторых, процедуру отнесения расхода топлива на конкретный автомобиль, что позволяет оценить эффективность работы сотрудника и применить к нему меры дисциплинарного воздействия в случае нарушения норм расходов горюче-смазочных материалов.
Поскольку расход горюче-смазочных материалов зависит не только от расстояния, которое проходит автомобиль, но и от манеры вождения, и от технического состояния, руководители транспортного цеха могут управлять данными показателями, используя в качестве основы информацию, полученную из решения Учет ГСМ и путевых листов. Обнаружив значительный перерасход или, наоборот, экономию потребления горюче-смазочных материалов, руководство подразделения, к которому относится автомобильный парк, может детально проанализировать причины такой ситуации и принять меры для ее исправления. Таким образом, дополнение Учет ГСМ и путевых листов повышает эффективность организации в целом.
Также повышению производительности способствует и сокращение выпуска водителей в рейс. Ведь теперь не нужно ждать, пока будет заполнен путевой лист, а потом водителю обходить механика, сотрудника бухгалтерии и экономиста, чтобы получить все подписи на листе. После появления на предприятии модуля Учет ГСМ и путевых листов работа по оформлению документов автоматизируется. Пока водитель проходит предрейсовый осмотр, проверяет техническое состояние транспорта, ответственный сотрудник уже готовит ему путевой лист, который будет выдан после завершения необходимых процедур. В результате, происходит сокращение времени простоя автомобиля и водителя, а значит, они успевают выполнить больше задач и принести организации больше прибыли.
Также необходимо отметить, что решение Учет ГСМ и путевых листов в значительной мере облегчает работу экономистов и финансистов. Теперь они имеют возможность автоматизировать контроль расходования горюче-смазочных материалов. Обмен данными модуля Учет ГСМ и путевых листов позволяет сократить временные затраты на бюджетный контроль. Кроме того, наличие в программе всех данных об автомобиле облегчает работу и финансовой службе при работе с банками в части оформления документов для предоставления техники в залог.
Таким образом, дополнение к 1С Предприятие Учет ГСМ и путевых листов позволяет облегчить работу значительному количеству сотрудников, увеличить платежную дисциплину, повысить производительность ряда работников, что в итоге приведет к росту эффективности компании в целом.
Отличия 1С Учет ГСМ и путевых листов
Поскольку модуль Учет ГСМ и путевых листов является дополнением к основной программе 1С Предприятие, то он получает все преимущества, которые компания-разработчик предоставляет пользователям базовой информационной системы.
Для сотрудников, участвующих в процессе эксплуатации автомобильного парка, наиболее актуальными особенностями решения Учет ГСМ и путевых листов являются новый интерфейс, возможность работать в режиме удаленного доступа и с мобильных устройств, а также различные аналитические отчеты.
Обновленный интерфейс позволяет пользователю настраивать рабочее пространство программы в соответствии с собственными задачами и потребностями. Кроме того, специально разработанные шрифты снижают усталость глаз и повышают комфортность работы.
Работа в режиме удаленного доступа позволяет сотрудникам иметь доступ к данным о расходах горюче-смазочных материалов в любое удобное время и из любой точки земного шара. При необходимости, модуль Учет ГСМ и путевых листов можно доработать, и водитель сможет передавать данные о фактическом расходе с мобильного устройства. Таким же образом можно контролировать реальный пробег автомобиля.
Состав продукта
При приобретении модуля Учет ГСМ и путевых листов в комплект продуктов входят следующие элементы:
- диск с программой для установки модуля Учет ГСМ и путевых листов;
- методические рекомендации для осуществления корректной установки и эффективной эксплуатации модуля Учет ГСМ и путевых листов;
- средства защиты авторских прав разработчика и пользователя от неправомерного доступа к программе;
- сертификат на льготное сервисное обслуживание программы в течение трех месяцев.
Необходимо отметить, что если у пользователя отсутствует базовая информационная система, например, 1С Предприятие, то ее необходимо также приобрести: модуль Учет ГСМ и путевых листов не является самостоятельной программой, он разработан как дополнение к основной системе автоматизации управления предприятием. Если же такая информационная система есть, то пользователь после установки Учет ГСМ и путевых листов получит возможность работать как в базовой программе, так и в дополнении.
Обслуживание автоматизированной системы
Компания-разработчик принимает на себя обязательства по обеспечению сервисной поддержки пользователей модуля Учет ГСМ и путевых листов. Суть сопровождения заключается в предоставлении регулярных обновлений, которые фирма-производитель программного обеспечения будет выпускать, реагируя на потребности пользователей, приводя программу в соответствии с законодательством и исправляя имеющиеся ошибки во внутреннем коде.
Помимо обновлений, в рамках послепродажного обслуживания пользователь имеет возможность получения консультаций по техническим вопросам по телефону «горячей линии». В случае возникновения каких-либо трудностей, у клиента компании всегда есть возможность позвонить и получить квалифицированную консультацию.
Кроме этого, заключив договор на информационно-технологическое сопровождение базовой автоматизированной системы по управлению предприятием, пользователю будут предоставлены все стандартные возможности в рамках данного соглашения для программных продуктов семейства 1С.
Решение Учет ГСМ и путевых листов обладает следующими возможностями:
- Хранение информации об автомобильном парке организации. В справочниках программы имеется возможность учитывать обязательные реквизиты автомобиля (государственный регистрационный знак, информацию о техническом паспорте, данные полиса обязательного страхования автогражданской ответственности, номера кузова, двигателя). Таким образом, пользователь обладает информацией о каждом транспортном средстве, что облегчает работу сотрудников бухгалтерии и руководства транспортного отдела, ведь программа позволяет контролировать сроки окончания действия страховых полисов, что позволяет исключить простои в работе автомобильного парка и повышает интенсивность и эффективность его использования.
- Хранение данных водителей. Помимо необходимой для путевых листов информации – фамилия, имя, отчество и реквизиты водительского удостоверения, программа позволяет закрепить водителя за конкретным транспортным средством. В этом случае, руководители подразделения по управлению транспортом и финансовой службы имеют возможность контролировать состояние автомобильного парка и поощрять или наказывать водителей за неэффективное управление транспортным средством. Взаимодействуя с бухгалтерской программой, модуль Учет ГСМ и путевых листов может предоставлять информацию для начисления премиальной части заработной платы водителям.
- Контроль норм расхода горюче-смазочных материалов. Решение Учет ГСМ и путевых листов позволяет управлять указанными нормами в зависимости от автомобиля, сезона. Кроме того, программа предоставляет пользователю возможность анализировать фактические данные по расходу горюче-смазочных материалов и на основании полученной статистики изменять нормы, чтобы они отражали реальное состояние дел на предприятии.
- Автоматизация заполнения формы путевого листа. Наличие в модуле Учет ГСМ и путевых листов широкого спектра справочных данных позволяет автоматизировать процесс оформления путевых листов. В результате сокращается время простоя водителей и транспортных средств, а значит, увеличивается производительность труда в компании и растет ее эффективность.
- Автоматизация расчета фактического расхода горюче-смазочных материалов. После сдачи водителей путевого листа, модуль Учет ГСМ и путевых листов предоставляет пользователю возможность оперативно рассчитать на основании пробега нормативный расход топлива. Сверив его с фактическим, можно обнаружить перерасход или экономию. Исходя из полученной информации, руководство транспортного отдела или компании может принять решение о поощрении или наказании водителя.
- Анализ отчетных данных. Решение Учет ГСМ и путевых листов позволяет формировать различные аналитические таблицы, с помощью которых пользователь может оценить эффективность работы водителей и эксплуатации автомобилей. Программа позволяет формировать отчеты по пробегу транспортного средства, расходу горюче-смазочных материалов, интенсивности труда водителя.
Таким образом, возможности модуля Учет ГСМ и путевых листов позволяют повысить эффективность работу транспортного отдела и компании в целом, что вкупе с доступной ценой и качественной сервисной поддержкой делают ее одним из лидеров рынка подобного программного обеспечения.
Программа Учет ГСМ и путевых листов разработанная компанией Апрель софт, не являеться самостоятельным программных продуктом. Для её использование необходимо наличие или приобретение программного продукта 1С Бухгалтерия ПРОФ.
Варианты приобретения программы:
| Артикул | Наименование | Стоимость |
| APRS003 | 1С Учет ГСМ и путевых листов | 10 500,00 руб. |
| APRS0035 | 1С Учет ГСМ и путевых листов. Основная поставка на 5 пользователей | 21 000,00 руб. |
Для расширения рабочих мест необходимо приобретение дополнительных лицензий. Программный продукт 1С Учет ГСМ и путевых листов имеет свою систему защиты. Увеличение количества рабочих мест возможно при приобретении ключей защиты как на платформу 1С так и на программу Учет ГСМ и путевых листов.
Цена лицензий для 1С Учет ГСМ и путевых листов:
| Артикул | Наименование | Стоимость |
| APRS012 | Учет ГСМ и путевых листов. Доп. лицензия на 1 р.м. | 6 500,00 руб. |
| APRS052 | Учет ГСМ и путевых листов. Доп. лицензия на 5 р.м. | 18 000,00 руб. |
| APRS102 | Учет ГСМ и путевых листов. Доп. лицензия на 10 р.м. | 24 000,00 руб. |
| APRS202 | Учет ГСМ и путевых листов. Доп. лицензия на 20 р.м. | 38 000,00 руб. |
Цена ключей для платформы 1С:
| Артикул | Наименование | Стоимость |
| 4601546080875 | 1С Клиентская лицензия на 1 рабочее место | 6 300,00 руб. |
| 4601546080882 | 1С Клиентская лицензия на 5 рабочих мест | 21 600,00 руб. |
| 4601546080899 | 1С Клиентская лицензия на 10 рабочих мест | 41 400,00 руб. |
| 4601546080905 | 1С Клиентская лицензия на 20 рабочих мест | 78 000,00 руб. |