Начисления в 1С ЗУП при уходе за детьми-инвалидами

Начисления в 1С ЗУП при уходе за детьми-инвалидами

Если у сотрудника на иждивении находится ребенок с ограниченными возможностями, он получает право на дополнительный четырехдневный отпуск, чтобы обеспечить ему должный уход, и этот период оплачивается. В решении Зарплата и управление персоналом такое начисление можно производить автоматически, достаточно только произвести соответствующие настройки.

Чтобы получить оплачиваемые выходные, сотруднику следует обратиться к руководству компании с соответствующим заявлением, где указать, в какой период ему требуется дополнительное время отдыха. Также в бухгалтерию и отдел кадров организации необходимо предоставить документы, из которых можно будет выяснить, сотрудник единолично или вдвоем воспитывает такого ребенка, сколько детей с инвалидностью находится у него на иждивении. Потребуется подтверждение от работодателя супруга или супруги, где будет отражено, использовал ли он (она) предоставляемые по закону выходные для аналогичных целей. При наличии такого иждивенца сотруднику рекомендуется заранее предоставить документ из специального медицинского учреждения, которым подтверждается инвалидность и устанавливается ее группа, а также свидетельство о рождении. Для корректного оформления предоставления оплачиваемых выходных в 1С Зарплате требуется знать, с какого времени у сотрудника заключен трудовой договор с компанией, а также размер его оклада.

Для выполнения необходимых начислений в программе требуется выполнить следующие действия:

• настроить новый вид выплат;
• определить размер оплаты за дополнительный период оплачиваемого отдыха, начислить его и выплатить.

Выполнение настройки нового вида выплаты в 1С Зарплате

В 1С ЗУП уже имеется необходимый вид начислений, который следует использовать при выполнении данной операции. Он имеет соответствующее название, все необходимые параметры уже настроены, его можно сразу использовать, все операции будут произведены корректно. Единственное, что необходимо сделать: установить переключатель на вкладке с параметрами налогов и взносов в положение, что описываемый вид доходов не облагается НДФЛ, а в части его обложения взносами в государственные фонды следует указать, что эта компенсация ими облагается.

Определение размера выплаты при предоставлении дополнительного периода отдыха сотруднику в связи с необходимостью ухода за ребенком с ограниченными возможностями в 1С ЗУП

Чтобы отразить в программе данный факт отсутствия работника, следует использовать одноименный документ. Следует помнить, что размер выплаты определяется на основании данных о среднем уровне вознаграждения сотрудника за предыдущий год (данный расчет имеет большое количество особенностей, поэтому важно контролировать и проверять его корректность.).

В 1С ЗУП выполняются при оформлении описанного документа следующие процедуры:

• В первую очередь создается новая форма, с помощью которой будет осуществлен расчет размера оплаты за дополнительный период отдыха, требуемый для ухода за ребенком с ограниченными возможностями. Она находится в разделе меню программы со всеми начислениями. Для начала ее заполнения достаточно воспользоваться кнопкой «Создать».
• Далее требуется установить месяц, когда такие дни предоставлялись сотруднику, и когда, необходимо отразить описываемое начисление.
• В поле с наименованием компании, по умолчанию указывается организация, определенная в соответствующих настройках программы. В случае возникновения потребности значение в данном поле можно изменить. Для этого необходимо внести в базу данных 1С Зарплаты информацию о наименовании, реквизитах, руководителях компании. Указывать следует ту организацию, с которой у работника заключен трудовой договор.
• Дата устанавливается автоматически. Обычно указывается текущее число и месяц, которые установлены на компьютере. Этой датой документ будет проведен и зафиксирован в учетных регистрах. При возникновении необходимости значение можно поменять вручную.
• Номер документа присваивается 1С ЗУП автоматически, поменять его нельзя, чтобы не нарушить последовательности их проведения в базе, и в дальнейшем составлять корректную отчетность. Кроме того, такие реквизиты автоматически отражаются в форме соответствующего приказа.
• Обязательно следует указать сотрудника, для которого рассчитывается размер выплаты. Чтобы корректно сформировать требуемые печатные формы, рекомендуется выбирать работника из справочника.
• Далее следует переходить к заполнению закладок. На первом шаге, следует внести информацию на вкладке с основными параметрами. В разделе с перечнем дней отсутствия работника следует выбрать даты, в которые сотруднику требуется отдых для обеспечения ребенку-инвалиду соответствующего уровня ухода. Вносить данные рекомендуется с помощью функции выбора дат. Встроенным алгоритмом 1С Зарплаты предусмотрено, что оплата будет произведена только за дни, считающиеся рабочими, при этом учитывается график нахождения работника на своем месте (в том числе, индивидуальный), поэтому учету времени присутствия персонала на рабочем месте и выполнения своих обязанностей следует уделять значительное внимание.
• Обязательно следует установить параметры выплаты. В них указывается, в какой момент планируется ее осуществление. Доступен выбор одного из нескольких значений: при выплате аванса, окончательном расчете вознаграждения за месяц или между этими датами. Конкретная дата устанавливается исходя из того, какое значение выбрано в поле с параметрами осуществления выплаты. Для автоматической установки в документе такой даты необходимо осуществить определенные настройки в порядке учета вознаграждения в 1С ЗУП. В частности, следует указать конкретные дни, когда выплачивается аванс и окончательную стоимость вознаграждения. Если выплата планируется в период между авансом и зарплатой, то программа установит дату такого события на следующий за текущей датой день, однако, ее можно изменить при необходимости.
• Если с описываемой выплаты будет удержан НДФЛ, то сведения о необходимости такой корректировки следует ввести в соответствующее поле.
• Особое внимание следует уделить заполнению разделов с начислениями, удержаниями, перерасчетом и уровнем среднего размера вознаграждения. Все значения в них рассчитываются автоматически, но их рекомендуется проверить, чтобы избежать конфликтных ситуаций с сотрудниками или штрафов со стороны надзорных органов. Так, в разделе с параметрами начислений имеется поле, где отражается итоговая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику за дни, которые он потратил на уход за собственным ребенком с ограниченными возможностями. Если выплата осуществляется в период между авансом и окончательным расчетом, необходимо также рассчитать все постоянные удержания для работника, и вычесть их из суммы выплаты. Весь перечень обязательных платежей, которые вычитаются из дохода сотрудника, можно увидеть, воспользовавшись кнопкой с изображением зеленого карандаша. При наличии каких-либо начислений в предшествующие периоды, произведенные сотруднику в дни, когда он отсутствовал из-за необходимости ухода за ребенком с ограниченными возможностями, например, зарплаты, в описываемой форме в 1С ЗУП автоматически появится поле для выполнения перерасчета. В результате ошибочно выполненные начисления будут сторнированы, а все выплаты будут произведены корректно. Проверить корректность выполненной операции по перерасчету можно на одноименной вкладке. При ошибочных начислениях в текущем периоде поле с данными о перерасчете не появится, поскольку бухгалтер сможет внести необходимые исправления без изменения ранее созданных документов. Уровень среднего заработка, как базы для определения размера пособия рассчитывается также автоматически. Решение 1С ЗУП для этого автоматически определяет сумму вознаграждения за предыдущий год. Поскольку порядок определения среднего уровня заработка достаточно сложный и имеет большое количество нюансов, его можно отредактировать. Для этого также рекомендуется использовать кнопку с изображением зеленого карандаша, и в открывшуюся форму ввести необходимые сведения, чтобы показатель был рассчитан корректно.

• Для проверки правильности всех выполненных расчетных операций по начислению пособия за дополнительный период отдыха для осуществления ухода за ребенком-инвалидом, рекомендуется открыть соответствующую вкладку, где все выполненные действия представлены пошагово. Также расшифровку алгоритма начислений можно напечатать. В ситуации, когда дни отдыха работника для ухода за ребенком-инвалидом не следуют один за другим, или находятся в разных месяцах, то и начисления будут отражены в таблице соответствующим образом. При осуществлении в компании периодической индексации вознаграждения сотрудникам, и ее проведении к моменту ухода сотрудника, размер выплаты будет автоматически повышен. При осуществлении индексации после предоставления дополнительного периода отдыха, размер выплат следует пересчитать с учетом утвержденных изменений.

Чтобы проанализировать результаты начислений, рекомендуется напечатать специальную форму, где приводится расшифровка расчета уровня среднего заработка.

Положениями действующих нормативно-правовых актов установлено, что определение величины среднего уровня вознаграждения, безотносительно к графику и режиму нахождения его на своем месте, осуществляется за год, предшествующий дате начисления. Для определения величины суммы компенсации, необходимо определить размер среднедневного вознаграждения. Он рассчитывается делением всего размера фактически полученной зарплаты за установленный период на количество дней в нем. При этом в зарплату должны включаться все премии и доплаты. Исключать следует различные пособия, поскольку об этом прямо говорится в действующих рекомендациях надзорных органов.

• В 1С ЗУП имеется вкладка с дополнительными сведениями. В ней можно указать приложения к заявлению на получение дополнительных выходных для ухода за ребенком с ограниченными возможностями. Также в ней имеет смысл указать причины и сведения, на основании которых можно не требовать справку с места работы второго родителя. Данная информация появится в соответствующих приказах и других документах, оформляемых при предоставлении оплачиваемых выходных работнику, у которого есть ребенок с ограниченными возможностями.

• Сведения о руководителе и его должности попадают в необходимые поля документа автоматически. Указывается ФИО ответственного сотрудника, обладающего полномочиями для подписания документов на предоставление дополнительных выходных работнику, у которого находится на иждивении ребенок с ограниченными возможностями. Сведения попадают из настроек организации в 1С ЗУП, следовательно, необходимо поддерживать их в актуальном состоянии. Информация о руководителе отражается в печатных формах приказа, следовательно, при наличии в нем некорректных сведений, документ может быть признан недействительным, что повлечет за собой проблемы, и у предприятия, и у сотрудника.
• После проверки правильности выполнения всех начислений следует провести документ.

Из описываемого документа имеется возможность создать необходимый пакет форм для выплаты компенсации за положенный в такой ситуации сотруднику дополнительный период отдыха. Он формируется в 1С Зарплате в соответствии с параметрами политики по организации учета настроек формирования ведомостей на выдачу работникам вознаграждения. В случае необходимости можно внести в нее определенные изменения, а по завершении редактирования ее следует провести и закрыть.

Поскольку данная выплата относится к числу облагаемых взносами в государственные страховые фонды, требуется в 1С ЗУП произвести соответствующие начисления. Данное действие осуществляется стандартным образом.

Все произведенные проводки будут перенесены в 1С Бухгалтерию из 1С ЗУП в соответствии с установленными требованиями действующих нормативных документов. В частности, они будут отражены как расходы на страхование, а начисленные взносы пройдут по дебету счета 69.01.

В документах по учету времени, описываемый период отсутствия будет отражен буквами ОВ.

В формах отчетности для ФСС будет отражаться не только размер выплаты за дополнительный период отдыха, но и начисленные с нее взносы.