Оформление работника по совместительству в 1С ЗУП

Оформление работника по совместительству в 1С ЗУП

Принимая на работу человека в качестве совместителя, компании следует обращать внимание на ряд особенностей оформления документов в решении 1С Зарплата. В частности:

• В 1С ЗУП для совместительства, как вида занятости, можно устанавливать следующие значения: внешнее или внутреннее. В первом случае, принимаемый в компанию сотрудник должен иметь в другой фирме основное место работы. Совместительство является внутренним, если работник уже оформлен в данной компании и выполняет определенные должностные обязанности.
• Оформляя сотрудника внутренним совместителем, необходимо обращать внимание на корректное внесение о нем сведений в справочнике программы 1С Зарплата, где фиксируются физические лица и персонал компании. В случае со справочником сотрудников необходимо создавать новый элемент, а в перечне физических лиц – контрагентов организации такое действие совершать не нужно. Достаточно выбрать нужного человека с требуемыми реквизитами и отразить его в документе. Первый раз в данный справочник он должен быть внесен в момент приема на основную работу.
• График выполнения совместителем своих обязанностей. Он должен быть неполным, поскольку свои функции такой сотрудник имеет право выполнять только в свободное от основной работы время.

Чаще всего совместительство практикуется для должностей, где не требуется полной занятости. Например, кассир в бухгалтерии (достаточно установить режим работы кассы и задействовать такого работника только в определенное время). Исходя из этого, ему необходимо установить график выполнения работы и размер вознаграждения за совместительство.

При приеме на работу нового сотрудника следует внести в одноименный справочник решения Зарплата и управление персоналом. Для этого необходимо сначала открыть его. Находится он в разделе меню программы для отражения операций по движению кадров. Далее требуется совершить следующий перечень действий:

• Создать новый элемент с помощью одноименной кнопки. В результате откроется форма для внесения сведений о сотруднике.
• Необходимо указать наименование организации, куда оформляется сотрудник, или ее филиала (представительства), если трудоустройство производится не в головном офисе.
• Далее следует ввести полное имя, фамилию и отчество сотрудника. Если данный контрагент уже есть в справочнике физических лиц, то 1С ЗУП автоматически предложит использовать уже имеющиеся сведения для заполнения необходимых документов. Программа выдаст сообщение, что уже найден сотрудник с похожими реквизитами (ФИО). Для внесения данных из справочника физических лиц достаточно просто нажать кнопку «Да» на выведенном на экран сообщении. Если же для внесения данных 1С Зарплата предложила однофамильца или человека с похожей фамилией, то следует отказаться от действий по автоматическому заполнению элемента справочника сотрудников, нажав на соответствующую кнопку. Следует также помнить, что, оформляя внутреннее совместительство, не нужно создавать новый элемент в справочнике физических лиц. Такое действие может привести к дальнейшим проблемам в кадровом учете и начислению заработной платы. В случае внутреннего совместительства рекомендуется согласиться на автоматическое внесение данных в создаваемый элемент справочника сотрудников. После этого все необходимые сведения будут перенесены, корректность заполнения формы следует проверить и сохранить новый элемент.

После завершения операций по внесению данных о сотруднике в соответствующие справочники, его следует принять на работу. Данное действие в 1С ЗУП совершается путем нажатия одноименной кнопки. Также можно завершить процесс трудоустройства с помощью запуска формирования документа по приему на работу (применяется обработка оформления документа). Если элемент справочника сотрудников еще не был сохранен, то программа выведет на экран сообщение об этом и предложит сначала записать информацию в учетные регистры базы данных ПО 1С Зарплата. Подтвердив необходимость совершения данного действия, новому сотруднику будет присвоен номер в табеле, а информация о нем сохранится в справочнике с перечнем сотрудников.

После внесения данных в соответствующие справочники и трудоустройства работника, следует заполнить оформить его в качестве внутреннего совместителя. Это также производится с помощью документа по приему на работу. При этом рекомендуется учитывать следующие особенности:

• На закладке с основными данными: указать количество ставок, которые будет занимать сотрудник (его можно фиксировать, как в виде десятичной, так и в виде обыкновенной дроби). Необходимо отметить, что такое поле в документе будет в наличии только, если в настройках кадрового учета разрешено выполнение работ по неполной ставке. В случае наличия в организации практики внутреннего совместительства такую настройку следует обязательно делать, поскольку она позволяет формировать неполные штатные единицы и аналогичные графики времени работы персонала. Когда сотруднику установлен неполный график выполнения работ, а норма рассчитывается по другому графику, доля рабочего времени по неполному графику будет равна отношению длительностей недели одного графика к другому. Кроме того, в такой ситуации, если устанавливается неполный график, расчет зарплаты производится вне зависимости от определенной ставки. Если график, по которому рассчитывается норма, идентичен рабочему для совместителя, то доля неполного времени определяется на основании установленной величины ставки.
• Следует обязательно установить график работы сотрудника. Его рекомендуется выбирать из перечня, который содержится в соответствующем справочнике. Если же в программе 1С Зарплата включена возможность работы со штатным расписанием (сделать это можно в меню с настройками программы), то вид графика работы будет заполнен автоматически в соответствии с данными, которые внесены в документ. При необходимости, график можно поменять. Сделать это можно с помощью документа по приему на работу. Оформляя совместителей, следует указывать неполный график выполнения ими обязанностей. Если такого графика в 1С ЗУП нет, то его необходимо создать, внеся требуемые данные в новый элемент соответствующего справочника.
• Обязательно следует определить тип занятости работника. Он может быть трех видов: основная занятость, внешнее или внутреннее совместительство. Если в решении 1С Зарплата уже имеются данные о виде занятости какого-либо сотрудника, то данное поле документа по приему на работу совместителя будет заполнено автоматически. Корректность заполнения этого пункта следует внимательно проверять, поскольку его значение играет важную роль при направлении сотрудника в отпуск, оформления пособий, создания отчетных форм для контролирующих органов.
• Заполняя табличную часть закладки с параметрами оплаты труда, следует установить перечень начислений для оформляемого внутренним совместителем сотрудника, а также определить перечень показателей, которые используются при их расчете. При ведении штатного расписания (такая возможность устанавливается в настройках), данный перечень формируется автоматически на основании данных, получаемых из него. При необходимости перечень можно скорректировать документом по приему сотрудника на работу. При отсутствии ведения штатного расписания, все начисления придется вносить с помощью кнопки добавления позиции. В частности, рекомендуется указать размер оклада, тариф при сдельной форме оплаты труда и так далее.
• После внесения всех данных следует провести документ. При необходимости можно распечатать приказ установленной нормативными документами формы о приеме сотрудника на работу в качестве внутреннего совместителя. При печати документа можно также сформировать получить на бумажном носителе трудовое соглашение с работником (обычное или дистанционное).

После настройки всех параметров и оформления сотрудника в качестве внутреннего совместителя, ему будет начисляться зарплата в решении 1С ЗУП. Данное действие, при корректном ведении учета и внесения всех необходимых данных в программу, производится автоматически. В частности, бухгалтеру следует контролировать правильность заполнения табеля, определения нормы рабочего времени персонала, величину ставки и размер оклада.